Auditoría IFS Logistics: cómo prepararte, obtener la certificación y mantener el sistema (IV)

¿Tu empresa ya ha implantado IFS Logistics y se acerca la auditoría de certificación? ¿Sabes qué puede revisar el auditor, cómo se gestionan las desviaciones y qué ocurre después de obtener el certificado?

La auditoría IFS Logistics no debe entenderse como un examen aislado. Es la verificación de que el sistema implantado funciona en la realidad.

El auditor no revisará únicamente procedimientos y registros. También comprobará cómo se aplican los controles en vehículos, almacenes, muelles, cámaras, zonas de expedición y oficinas.

Para una empresa de transporte o almacenamiento, esto significa que la auditoría puede incluir entrevistas con conductores, revisión de temperaturas, inspección de vehículos, comprobación de trazabilidad, análisis de incidencias y evaluación de servicios subcontratados.

En este último artículo de la serie vamos a explicar:

• Cómo se prepara una auditoría IFS Logistics.
• Qué fases tiene el proceso de certificación.
• Qué puede revisar el auditor.
• Cómo debe actuar la empresa durante la auditoría.
• Cómo se gestionan las desviaciones y el plan de acciones.
• Qué ocurre hasta la emisión del certificado.
• Cómo mantener el sistema después de la certificación.

IFS Logistics versión 3 establece un protocolo de certificación que incluye la selección de una entidad de certificación aprobada, la definición del alcance, la planificación de la auditoría, la realización de la auditoría, la elaboración del plan de acción y la decisión de certificación. El propio estándar contempla plazos específicos para el plan de acción y la decisión de certificación.

1. Antes de solicitar la auditoría: comprobar si la empresa está preparada

La preparación de la auditoría no empieza una semana antes de la visita del auditor. Debe comenzar cuando la empresa ha implantado el sistema y dispone de evidencias reales de funcionamiento. Antes de solicitar la auditoría, conviene realizar una revisión completa.

La empresa debería preguntarse:

• ¿El alcance está correctamente definido?
• ¿Los procesos están implantados?
• ¿Existen registros suficientes?
• ¿Se han realizado controles en condiciones reales?
• ¿El personal conoce sus responsabilidades?
• ¿Se ha realizado la auditoría interna?
• ¿Se han cerrado las acciones correctivas principales?
• ¿La dirección ha revisado el sistema?
• ¿Se han probado la trazabilidad y la respuesta ante incidencias?
• ¿Los proveedores subcontratados están controlados?
• ¿Los vehículos e instalaciones están en condiciones adecuadas?
• ¿Los requisitos de clientes están integrados en la operativa?

La auditoría de certificación no debería ser el primer momento en el que la empresa descubre sus debilidades.

Para eso están el diagnóstico inicial, la implantación, la auditoría interna y la revisión por la dirección.

Preparación en una empresa de transporte

En una empresa de transporte, conviene revisar especialmente:

• Listado actualizado de vehículos.
• Estado higiénico de la flota.
• Registros de limpieza.
• Registros de mantenimiento.
• Control de equipos frigoríficos.
• Registros de temperatura.
• Instrucciones a conductores.
• Gestión de averías.
• Órdenes de transporte.
• Evidencias de trazabilidad.
• Control de transportistas subcontratados.
• Requisitos específicos de clientes.
• Incidencias y reclamaciones.

Por ejemplo, si la empresa transporta productos refrigerados, no será suficiente disponer de una instrucción sobre temperatura.

Deberá demostrar que los vehículos mantienen las condiciones exigidas, que los conductores conocen los límites, que las desviaciones se comunican y que los registros se revisan.

Preparación en un almacén o plataforma logística

En un almacén, cámara frigorífica o plataforma logística, conviene revisar:

• Zonas de recepción.
• Muelles.
• Cámaras.
• Zonas de almacenamiento.
• Zonas de producto no conforme.
• Zonas de expedición.
• Registros de temperatura.
• Registros de limpieza.
• Control de plagas.
• Mantenimiento de instalaciones.
• Identificación de productos.
• Gestión de ubicaciones.
• Trazabilidad interna.
• Control de productos bloqueados.
• Evaluación de transportistas externos.

La auditoría puede incluir una visita detallada a las instalaciones.

Por eso, el sistema debe estar implantado en la actividad diaria, no solo en documentos.

Error habitual

Solicitar la auditoría porque el cliente la exige con urgencia, aunque el sistema todavía no esté maduro.

Esto puede generar desviaciones que podrían haberse detectado y corregido antes mediante una auditoría interna exigente.

2. Selección de la entidad de certificación

La auditoría debe realizarla una entidad de certificación aprobada para IFS.

No todas las entidades pueden emitir certificados IFS Logistics.

Por tanto, la empresa debe seleccionar una entidad autorizada y coordinar con ella el proceso.

La documentación oficial de IFS indica que la empresa debe seleccionar una entidad de certificación aprobada por IFS y, junto con ella, definir el alcance de auditoría y la duración de la evaluación.

Qué valorar al seleccionar la entidad

La empresa puede tener en cuenta:

• Acreditación y aprobación para IFS Logistics.
• Experiencia en transporte y logística.
• Disponibilidad de fechas.
• Idioma de auditoría.
• Conocimiento del tipo de actividad.
• Claridad en la propuesta.
• Coste del proceso.
• Condiciones contractuales.
• Procedimiento de gestión del informe y plan de acciones.
• Experiencia con empresas del mismo sector.

La entidad de certificación no puede implantar el sistema ni actuar como consultora de la empresa auditada.

Su función es evaluar de forma independiente si la organización cumple los requisitos del estándar.

Información que puede solicitar la entidad

Antes de planificar la auditoría, la entidad puede solicitar información como:

• Datos de la empresa.
• Actividades realizadas.
• Centros incluidos.
• Número de empleados.
• Tipos de productos.
• Condiciones de almacenamiento o transporte.
• Número de vehículos.
• Existencia de flota subcontratada.
• Superficie del almacén.
• Número de muelles.
• Turnos de trabajo.
• Procesos incluidos.
• Certificaciones previas.
• Alcance propuesto.
• Periodos de actividad.

Esta información es necesaria para definir adecuadamente la duración y planificación de la auditoría.

Error habitual

Contratar la auditoría sin haber definido internamente el alcance.

Esto puede provocar confusiones sobre qué actividades, centros, productos o servicios se evaluarán.

3. Definición final del alcance de auditoría

El alcance debe quedar claramente establecido antes de la auditoría.

Este punto es fundamental porque determina qué evaluará el auditor y qué aparecerá reflejado en el certificado.

Un alcance impreciso puede generar problemas comerciales y técnicos.

Por ejemplo, no es lo mismo certificar:

• Transporte de productos alimentarios a temperatura ambiente.
• Transporte refrigerado y congelado.
• Almacenamiento frigorífico.
• Transporte y almacenamiento.
• Gestión logística con servicios subcontratados.
• Distribución capilar con múltiples entregas.
• Operaciones en una o varias plataformas.

Aspectos que deben quedar claros

El alcance debería reflejar:

• Actividades incluidas.
• Productos incluidos.
• Condiciones de temperatura.
• Centros incluidos.
• Modalidades de transporte.
• Operaciones de carga y descarga.
• Actividades subcontratadas relevantes.
• Exclusiones justificadas.
• Relación con otras actividades de la empresa.

Ejemplo práctico

Una empresa dispone de un almacén frigorífico y también organiza transporte mediante proveedores externos.

Si la empresa quiere presentar al cliente un servicio logístico completo, debe analizarse si el alcance incluye únicamente almacenamiento o si también contempla la gestión del transporte subcontratado.

La forma de definir el alcance condicionará los controles que deben revisarse durante la auditoría.

Error habitual

Pensar que todo lo que hace la empresa queda automáticamente cubierto por el certificado.

El certificado tendrá un alcance concreto. Las actividades no incluidas no deben presentarse como certificadas.

4. Planificación de la auditoría

Una vez definido el alcance, la entidad de certificación planifica la auditoría.

La planificación debe permitir que el auditor observe las actividades relevantes.

En logística, esto es especialmente importante porque algunas operaciones se concentran en determinados horarios.

Por ejemplo:

• Recepciones a primera hora.
• Cargas nocturnas.
• Expediciones por la tarde.
• Entradas de producto congelado en días concretos.
• Rutas con salida temprana.
• Operaciones de cross-docking en franjas específicas.

Si la auditoría se planifica en un momento en el que no hay actividad, puede resultar difícil verificar la aplicación real del sistema.

Qué debe organizar la empresa

Antes de la auditoría, conviene organizar:

• Agenda de la jornada.
• Personas disponibles.
• Acceso a instalaciones.
• Vehículos disponibles para inspección.
• Documentación y registros.
• Acceso a sistemas informáticos.
• Posibilidad de realizar trazabilidad.
• Contacto con responsables de áreas.
• Disponibilidad de personal operativo.
• Información sobre operaciones previstas.
• Equipos de protección o normas de acceso, si procede.

Personas que deberían estar disponibles

Según el tipo de empresa, puede ser necesario contar con:

• Dirección.
• Responsable de calidad.
• Responsable de tráfico.
• Responsable de almacén.
• Conductores.
• Personal de recepción.
• Personal de expedición.
• Mantenimiento.
• Administración.
• Compras o proveedores.
• Responsable de sistemas.
• Personal de limpieza o empresas externas, si aplica.

No todas estas personas deben estar presentes durante toda la auditoría.

Pero sí deben estar localizables cuando el auditor necesite comprobar su parte del proceso.

Error habitual

Preparar la auditoría solo con el responsable de calidad.

Si el auditor entrevista a conductores, personal de almacén o tráfico y no conocen el sistema, quedará claro que la implantación no está integrada.

5. Reunión inicial: cómo empieza la auditoría

La auditoría suele comenzar con una reunión inicial.

En esta reunión se presentan el auditor, la empresa, el alcance y la planificación de la jornada.

No es una fase meramente formal.

Sirve para confirmar que todos entienden qué se va a auditar y cómo se desarrollará la evaluación.

Qué se trata en la reunión inicial

Normalmente se revisan aspectos como:

• Presentación de participantes.
• Confirmación del alcance.
• Confirmación de centros o áreas incluidas.
• Actividades previstas durante la auditoría.
• Horarios aproximados.
• Normas de seguridad para la visita.
• Confidencialidad.
• Metodología de auditoría.
• Disponibilidad de personal.
• Cambios relevantes desde la solicitud.
• Uso de sistemas informáticos.
• Posibles limitaciones de acceso.

Qué debe hacer la empresa

La empresa debe aportar información clara.

Si existe algún cambio desde la planificación, debe comunicarlo.

Por ejemplo:

• Un vehículo previsto no está disponible.
• Una cámara está en mantenimiento.
• Un cliente ha cambiado requisitos.
• Se ha incorporado un nuevo proveedor.
• Ha habido una incidencia relevante.
• Ha cambiado una persona responsable.
• Se ha modificado una ruta o actividad.

Ocultar información no ayuda.

La auditoría se basa en evidencias y transparencia.

Error habitual

Presentar una imagen demasiado preparada y poco realista.

El auditor necesita entender cómo funciona la empresa en condiciones normales, no solo durante la auditoría.

6. Revisión documental: qué puede solicitar el auditor

Durante la auditoría se revisará documentación del sistema.

Pero esta revisión no se limita a comprobar si existen procedimientos.

El auditor analizará si los documentos son coherentes con la actividad y si los registros demuestran que los controles se aplican.

Documentación general

Puede revisarse:

• Alcance.
• Política de seguridad y calidad.
• Organigrama.
• Responsabilidades.
• Análisis de riesgos.
• Requisitos legales.
• Requisitos de clientes.
• Procedimientos.
• Instrucciones.
• Objetivos.
• Indicadores.
• Revisión por la dirección.
• Auditoría interna.
• Acciones correctivas.

Documentación operativa

También puede revisarse:

• Órdenes de transporte.
• Albaranes.
• Registros de temperatura.
• Registros de limpieza.
• Registros de mantenimiento.
• Inspecciones de vehículos.
• Registros de recepción.
• Registros de expedición.
• Control de cámaras.
• Registros de producto no conforme.
• Incidencias.
• Reclamaciones.
• Formación.
• Evaluación de proveedores.
• Contratos o requisitos de subcontratistas.
• Ejercicios de trazabilidad.

Cómo prepararla

La documentación debe estar accesible. Esto no significa imprimirlo todo. Puede estar en formato digital, siempre que pueda localizarse con facilidad y que las personas responsables sepan utilizar el sistema.

Lo importante es que el documento o registro exista, sea vigente, sea coherente y permita demostrar el cumplimiento.

Error habitual

Tener registros dispersos en diferentes carpetas, correos, hojas de cálculo o dispositivos sin un criterio claro.

Durante la auditoría, la empresa debe poder localizar la información de forma razonable.

7. Visita a instalaciones, vehículos y zonas operativas

La parte operativa de la auditoría es esencial. IFS Logistics evalúa actividades logísticas, por lo que el auditor necesitará observar cómo se realizan.

La visita puede incluir almacenes, cámaras, muelles, zonas de recepción, zonas de expedición, vehículos, oficinas de tráfico, zonas exteriores y áreas de mantenimiento.

En empresas de transporte

El auditor puede revisar vehículos para comprobar:

• Estado general.
• Limpieza.
• Ausencia de olores.
• Ausencia de restos de cargas anteriores.
• Estado de suelos, paredes y techos.
• Funcionamiento de puertas.
• Estado de equipos frigoríficos.
• Disponibilidad de registros.
• Identificación del vehículo.
• Equipos de medición.
• Mantenimiento.
• Documentación aplicable.
• Medidas de protección de la mercancía.

También puede preguntar al conductor:

• Qué hace antes de aceptar una carga.
• Cómo comprueba la temperatura.
• Qué hace si el vehículo no está limpio.
• Cómo actúa ante una avería.
• A quién comunica una incidencia.
• Qué documentos debe conservar.
• Cómo evita incompatibilidades de carga.
• Cómo protege la mercancía durante el trayecto.

En almacenes y plataformas

El auditor puede revisar:

• Recepción.
• Expedición.
• Muelles.
• Cámaras.
• Zonas de almacenamiento.
• Estanterías.
• Estado de suelos y paredes.
• Control de plagas.
• Limpieza.
• Zonas de residuos.
• Producto no conforme.
• Identificación de mercancías.
• Segregación.
• Registros de temperatura.
• Equipos de manipulación.
• Mantenimiento.
• Seguridad de accesos.

También puede preguntar al personal:

• Qué revisa al recibir mercancía.
• Cómo identifica un producto dañado.
• Qué hace si la temperatura no es correcta.
• Dónde se ubica un producto bloqueado.
• Cómo se evita una expedición incorrecta.
• Cómo se registra una incidencia.
• Cómo se controla la limpieza.
• Qué hacer ante presencia de plagas.

En oficina logística

La auditoría también puede pasar por oficina.

Allí se puede comprobar:

• Planificación de rutas.
• Asignación de vehículos.
• Comunicación de requisitos al conductor.
• Revisión de requisitos del cliente.
• Gestión de incidencias.
• Control documental.
• Seguimiento de temperaturas.
• Evaluación de proveedores.
• Gestión de reclamaciones.
• Trazabilidad documental.

Error habitual

Pensar que la auditoría se resolverá en una sala de reuniones. En logística, muchas respuestas están en el terreno: vehículo, muelle, cámara, almacén y personal operativo.

8. Entrevistas al personal: demostrar que el sistema se entiende

Durante la auditoría, el auditor puede entrevistar a diferentes personas.

No busca respuestas memorizadas. Busca comprobar si el personal entiende su trabajo y sabe cómo actuar ante situaciones que puedan afectar al producto.

Cómo debe responder el personal

El personal debe responder con naturalidad y sinceridad.

Es mejor explicar lo que se hace realmente que intentar adivinar una respuesta técnica.

Si una persona no conoce una cuestión, puede indicarlo y explicar a quién acudiría.

Por ejemplo, un conductor no tiene por qué conocer todos los requisitos del estándar, pero sí debe saber:

• Cómo revisar su vehículo.
• Qué temperatura debe mantener.
• Qué hacer ante una desviación.
• A quién avisar.
• Qué registros cumplimentar.
• Qué mercancías no debe mezclar.
• Cómo actuar si el cliente rechaza el producto.

Preparación previa

La empresa puede preparar al personal explicando:

• Qué es una auditoría.
• Por qué se hacen preguntas.
• Qué importancia tiene cada puesto.
• Qué registros utiliza cada persona.
• Qué incidencias debe comunicar.
• Dónde consultar instrucciones.
• Cómo actuar si no sabe una respuesta.

No debe entrenarse al personal para dar respuestas artificiales. Debe formarse para conocer su responsabilidad.

Error habitual

Decir al personal que responda solo lo mínimo o que derive todo al responsable de calidad. Esto puede transmitir que el sistema no está implantado en los puestos de trabajo.

9. Ejercicio de trazabilidad durante la auditoría

La trazabilidad suele ser uno de los puntos más importantes. El auditor puede seleccionar una expedición, un lote, una referencia, una recepción o una entrega y solicitar que la empresa reconstruya el recorrido del producto.

Este ejercicio permite comprobar si la empresa conserva la información necesaria y si puede actuar ante una incidencia.

En una empresa de transporte

El auditor puede seleccionar un servicio realizado y pedir evidencias como:

• Cliente.
• Producto.
• Fecha y hora de carga.
• Lugar de carga.
• Vehículo.
• Conductor.
• Temperatura requerida.
• Registro térmico.
• Ruta.
• Incidencias.
• Subcontratista, si aplica.
• Fecha y hora de entrega.
• Albarán o justificante.
• Comunicaciones con cliente.
• Requisitos específicos aplicados.

La empresa debe poder reconstruir el servicio de forma coherente.

En una empresa de almacenamiento

El auditor puede seleccionar un producto almacenado o expedido y solicitar:

• Entrada del producto.
• Cliente o proveedor.
• Fecha de recepción.
• Estado en recepción.
• Temperatura de entrada, si aplica.
• Ubicación.
• Movimientos internos.
• Tiempo de almacenamiento.
• Controles realizados.
• Preparación de pedido.
• Expedición.
• Vehículo de salida.
• Destinatario.
• Incidencias asociadas.

Qué se valora en el ejercicio

No se valora solo encontrar un albarán.

Se valora la capacidad de reconstruir el recorrido y demostrar control.

El auditor puede comprobar:

• Rapidez de localización.
• Coherencia de datos.
• Integridad de registros.
• Relación entre documentos.
• Capacidad de identificar producto afectado.
• Gestión de desviaciones.
• Conexión entre oficina y operación.
• Control de proveedores subcontratados.

Error habitual

Tener la información, pero no conectarla.Por ejemplo, la empresa dispone de albarán, registro de temperatura y orden de transporte, pero cada dato está en un sistema diferente y nadie sabe relacionarlos de forma clara.

10. Clasificación de desviaciones y no conformidades

Durante la auditoría pueden detectarse incumplimientos. No todos tienen la misma gravedad.

IFS Logistics versión 3 utiliza un sistema de evaluación y puntuación, y contempla situaciones en las que la auditoría puede no superarse, por ejemplo cuando existe una No Conformidad Mayor o cuando la puntuación total es inferior al umbral requerido. El estándar indica que, en estos casos, el certificado no se emite y deben aplicarse las reglas correspondientes del protocolo.

Qué puede generar una desviación

Pueden detectarse desviaciones por diferentes motivos:

• Un requisito no está implantado.
• Un control no se aplica.
• Un registro está incompleto.
• Una instrucción no se conoce.
• Un proveedor no está evaluado.
• Un equipo no se mantiene.
• Una temperatura no se revisa.
• Una incidencia no se analiza.
• Una acción correctiva no se cierra.
• Una zona no está adecuadamente protegida.
• Un producto no conforme no se identifica.
• Un alcance no refleja la actividad real.

Ejemplos en transporte

Algunos ejemplos de desviaciones podrían ser:

• Vehículos sin registros de limpieza.
• Conductores que no conocen la actuación ante averías.
• Falta de evidencias de temperatura en transportes refrigerados.
• Subcontratistas sin evaluación.
• Requisitos de cliente no comunicados a tráfico.
• Mantenimiento correctivo sin seguimiento.
• Incidencias repetidas sin análisis de causa.

Ejemplos en almacenamiento

En un almacén podrían detectarse desviaciones como:

• Producto bloqueado sin identificación suficiente.
• Registros de temperatura sin revisión.
• Muelles con falta de limpieza.
• Dispositivos de control de plagas sin seguimiento.
• Falta de segregación entre productos incompatibles.
• Zonas de recepción sin criterios claros de aceptación.
• Trazabilidad incompleta de movimientos internos.

Error habitual

Discutir cada desviación sin aportar evidencias. La empresa puede aclarar, explicar o presentar información adicional, pero debe hacerlo de forma ordenada y basada en hechos.

11. Reunión final: cierre de la auditoría

Al finalizar la auditoría se realiza una reunión de cierre. En esta reunión el auditor presenta los hallazgos principales.

La empresa debe escuchar con atención, solicitar aclaraciones cuando sea necesario y asegurarse de comprender las desviaciones detectadas.

Qué se comunica en la reunión final

La reunión puede incluir:

• Resumen de la auditoría.
• Aspectos positivos.
• Desviaciones detectadas.
• No conformidades, si las hay.
• Explicación general de resultados.
• Siguientes pasos.
• Plazos para el plan de acción.
• Proceso de revisión por la entidad de certificación.

El resultado definitivo dependerá del proceso de revisión y decisión de certificación.

Cómo debe actuar la empresa

Durante la reunión final conviene:

• Tomar notas.
• Preguntar dudas.
• Confirmar evidencias pendientes.
• Comprender cada hallazgo.
• Evitar respuestas defensivas.
• Solicitar ejemplos concretos si algo no queda claro.
• Valorar internamente las causas.
• Preparar el trabajo posterior.

Error habitual

Centrarse solo en la puntuación y no en las causas de las desviaciones.

La finalidad no debe ser únicamente obtener el certificado, sino mejorar el sistema para que los problemas no se repitan.

12. Plan de acciones correctivas

Después de la auditoría, la empresa deberá preparar un plan de acciones.

El protocolo de certificación de IFS Logistics versión 3 contempla que el auditor o la entidad de certificación elabore el plan de acción de desviaciones y no conformidades en un plazo máximo de dos semanas, y que la empresa complete el plan de acción, definiendo correcciones y acciones correctivas, en un plazo máximo de cuatro semanas.

Corrección y acción correctiva no son lo mismo

Es importante diferenciar:

• Corrección: actuación inmediata para resolver el problema detectado.
• Acción correctiva: actuación dirigida a eliminar la causa y evitar que el problema vuelva a producirse.

Ejemplo práctico

Durante la auditoría se detecta que varios registros de temperatura de transporte no han sido revisados.

Una corrección podría ser revisar los registros pendientes.

Pero la acción correctiva debería analizar por qué no se revisaban:

• ¿No había responsable asignado?
• ¿El sistema no enviaba alertas?
• ¿Los registros llegaban tarde?
• ¿No estaba definida la frecuencia?
• ¿El personal no tenía formación?
• ¿Había demasiados registros manuales?

La acción correctiva dependerá de la causa.

Podría incluir:

• Definir responsable.
• Cambiar el método de revisión.
• Crear una alerta.
• Digitalizar registros.
• Formar al personal.
• Revisar la frecuencia.
• Verificar nuevos registros durante un periodo.

Qué debe incluir un buen plan

El plan de acciones debería incluir:

• Descripción del hallazgo.
• Corrección aplicada.
• Análisis de causa.
• Acción correctiva.
• Responsable.
• Plazo.
• Evidencia aportada.
• Verificación de eficacia.
• Fecha de cierre.

Error habitual

Responder con frases genéricas.

Por ejemplo: “Se informa al personal de que debe cumplir el procedimiento”. Esta respuesta puede ser insuficiente si no explica la causa ni demuestra que la acción evitará la repetición del problema.

13. Revisión del plan y decisión de certificación

Una vez enviado el plan de acciones, la entidad de certificación revisa la información aportada.

El estándar contempla que todas las correcciones deben estar implementadas y que el auditor o la entidad de certificación revisa el plan de acción y el informe antes de la decisión de certificación. El plazo máximo para la decisión y emisión del certificado se sitúa entre seis y ocho semanas, según el protocolo descrito en el estándar.

Qué puede ocurrir tras la revisión

Pueden darse diferentes situaciones:

• El plan se acepta y continúa el proceso de certificación.
• La entidad solicita aclaraciones.
• Se requieren evidencias adicionales.
• Determinadas acciones no se consideran suficientes.
• La certificación no se emite si el resultado no cumple los criterios del estándar.

La empresa debe responder dentro de los plazos establecidos y aportar evidencias claras.

Evidencias útiles

Según la desviación, pueden aportarse:

• Registros corregidos.
• Fotografías.
• Procedimientos revisados.
• Registros de formación.
• Evidencias de mantenimiento.
• Informes de proveedor.
• Nuevas inspecciones.
• Registros de temperatura revisados.
• Evaluaciones de proveedores.
• Resultados de trazabilidad.
• Actas de reuniones.
• Capturas de sistemas.
• Indicadores de seguimiento.

Error habitual

Enviar el plan de acciones el último día sin revisión interna.

Conviene prepararlo con tiempo, revisar que las acciones son coherentes y confirmar que las evidencias son suficientes.

14. Emisión del certificado

Si la empresa cumple los criterios aplicables y la entidad de certificación toma una decisión favorable, se emite el certificado.

El certificado reflejará el alcance aprobado.

Por eso es tan importante haber definido correctamente:

• Actividades incluidas.
• Productos incluidos.
• Centros incluidos.
• Condiciones de transporte o almacenamiento.
• Exclusiones, si existen.
• Información relevante del proceso.

El certificado IFS Logistics indica el resultado obtenido y tiene validez limitada, por lo que la empresa deberá mantener el sistema y prepararse para auditorías posteriores. Fuentes de certificación reconocidas indican que el certificado refleja la puntuación obtenida y tiene una validez anual.

Qué debe hacer la empresa al recibir el certificado

Una vez emitido, conviene:

• Revisar que los datos son correctos.
• Comprobar el alcance.
• Informar a clientes cuando proceda.
• Actualizar documentación comercial.
• Mantener evidencias.
• Comunicar internamente el resultado.
• Revisar desviaciones detectadas.
• Integrar acciones de mejora.
• Planificar el seguimiento del sistema.

Cuidado con el uso comercial del certificado

La empresa debe evitar presentar como certificadas actividades que no están incluidas en el alcance.

Por ejemplo, si el certificado cubre almacenamiento refrigerado en una plataforma concreta, no debe utilizarse para promocionar un transporte subcontratado no incluido en el alcance.

Error habitual

Considerar que la certificación termina al recibir el certificado.

En realidad, empieza una nueva etapa: mantener el sistema y demostrar continuidad.

15. Auditorías no anunciadas y “star status”

IFS Logistics versión 3 introdujo cambios en el protocolo, entre ellos la posibilidad de destacar auditorías no anunciadas mediante el denominado “star status”. IFS explica que la versión 3 incorpora una estructura optimizada, menos requisitos, actualizaciones en el sistema de puntuación y esta identificación para auditorías no anunciadas.

Las auditorías no anunciadas buscan verificar el funcionamiento del sistema en condiciones habituales.

Esto refuerza una idea clave: la empresa no debe trabajar correctamente solo cuando sabe que habrá auditoría.

Qué implica para la empresa

Aunque la empresa no opte inicialmente por auditoría no anunciada, debería mantener el sistema preparado durante todo el año.

Esto significa:

• Registros actualizados.
• Personal formado.
• Vehículos controlados.
• Instalaciones limpias.
• Temperaturas revisadas.
• Incidencias gestionadas.
• Proveedores evaluados.
• Trazabilidad disponible.
• Acciones correctivas cerradas.
• Dirección implicada.

Error habitual

Preparar la empresa solo en fechas próximas a la auditoría.

Este enfoque aumenta el riesgo de incoherencias, registros incompletos y falta de integración real.

16. Cómo mantener el sistema después de la auditoría

Una vez obtenido el certificado, la empresa debe mantener el sistema vivo.

IFS Logistics debe formar parte de la gestión diaria.

No puede convertirse en una carpeta que se actualiza una vez al año.

Actividades de mantenimiento del sistema

La empresa debería mantener:

• Revisión de registros.
• Seguimiento de temperaturas.
• Control de limpieza.
• Mantenimiento preventivo.
• Control de plagas.
• Evaluación de proveedores.
• Formación inicial y continua.
• Gestión de incidencias.
• Gestión de reclamaciones.
• Acciones correctivas.
• Ejercicios de trazabilidad.
• Auditorías internas.
• Revisión por la dirección.
• Actualización de requisitos legales y de clientes.

Seguimiento mensual o periódico

Puede resultar útil establecer una revisión periódica de indicadores como:

• Incidencias de temperatura.
• Reclamaciones de clientes.
• Vehículos rechazados antes de carga.
• Averías frigoríficas.
• Registros incompletos.
• Incidencias de proveedores.
• Resultados de limpieza.
• Desviaciones en cámaras.
• Productos dañados.
• Acciones correctivas abiertas.
• Formación pendiente.

Estos datos ayudan a detectar tendencias.

Por ejemplo, si aumentan las incidencias en una ruta concreta, puede existir un problema de planificación, tiempo de tránsito, vehículo, conductor o requisito de cliente.

Control de cambios

Después de la certificación pueden aparecer cambios que afecten al sistema:

• Nuevos clientes.
• Nuevos productos.
• Nuevas temperaturas.
• Nuevos vehículos.
• Nuevos almacenes.
• Nuevos proveedores.
• Nuevos turnos.
• Nuevas rutas.
• Cambios en software.
• Nuevas actividades.
• Ampliación de instalaciones.
• Cambios legales.

Cada cambio debe analizarse.

La empresa debe valorar si afecta al alcance, al análisis de riesgos, a los procedimientos, a la formación o a los controles.

Error habitual

Mantener el sistema igual aunque cambie la actividad.

Un sistema que no se actualiza deja de representar la realidad de la empresa.

17. Preparación de la siguiente auditoría

La siguiente auditoría no debe prepararse desde cero.

Si el sistema se mantiene correctamente, la preparación será mucho más sencilla.

La empresa debe conservar evidencias durante todo el ciclo.

Qué revisar antes de la siguiente auditoría

Conviene revisar:

• Cambios desde la auditoría anterior.
• Acciones correctivas pendientes.
• Reclamaciones.
• Incidencias.
• Evaluación de proveedores.
• Registros de temperatura.
• Limpieza.
• Mantenimiento.
• Control de plagas.
• Formación.
• Auditorías internas.
• Ejercicios de trazabilidad.
• Revisión por la dirección.
• Nuevos requisitos de clientes.
• Alcance certificado.
• Uso comercial del certificado.

Utilizar la auditoría anterior como punto de partida

Las desviaciones de la auditoría anterior deben servir para mejorar.

La empresa debería preguntarse:

• ¿Se cerraron correctamente?
• ¿Han vuelto a repetirse?
• ¿Se verificó la eficacia?
• ¿Se comunicaron los cambios?
• ¿Se incorporaron al sistema?
• ¿La dirección revisó los resultados?

Error habitual

Repetir las mismas desviaciones año tras año.

Esto puede demostrar falta de análisis de causa o acciones correctivas poco eficaces.

18. Errores frecuentes durante el proceso de auditoría

Aunque cada empresa es diferente, hay errores que se repiten con frecuencia en auditorías de certificación.

1. No tener claro el alcance.  Si la empresa no sabe explicar qué actividades están incluidas, la auditoría empieza con una debilidad importante.

2. Preparar documentos que no se aplican. El auditor comprobará la coherencia entre procedimientos, registros y práctica real.

3. No implicar al personal operativo. Conductores, almacén y tráfico deben conocer su papel en el sistema.

4. Revisar solo la oficina. La auditoría evaluará también vehículos, instalaciones, muelles y operaciones.

5. No controlar subcontratistas. Los servicios externos que afectan al producto deben estar evaluados y controlados.

6. No revisar registros. Registrar datos no es suficiente. Hay que analizarlos y actuar ante desviaciones.

7. Gestionar mal las incidencias. Las incidencias deben registrarse, analizarse y resolverse con acciones eficaces.

8. No practicar la trazabilidad. La empresa debe poder reconstruir operaciones sin improvisar.

9. Responder al plan de acciones sin analizar causas. Las acciones correctivas genéricas suelen ser poco eficaces.

10. Relajar el sistema tras obtener el certificado. La certificación debe mantenerse durante todo el año.

Auditoría IFS Logistics: una oportunidad para demostrar control

La auditoría IFS Logistics no debería verse solo como una obligación impuesta por un cliente.

Puede ser una oportunidad para demostrar que la empresa trabaja con método, controla sus riesgos y protege los productos que transporta o almacena.

Una auditoría bien preparada permite verificar:

• Que el alcance está correctamente definido.
• Que el sistema está implantado.
• Que el personal conoce sus responsabilidades.
• Que los vehículos e instalaciones son adecuados.
• Que las temperaturas se controlan.
• Que la limpieza y el mantenimiento funcionan.
• Que los proveedores están gestionados.
• Que la trazabilidad puede demostrarse.
• Que las incidencias se analizan.
• Que la dirección participa.
• Que el sistema se mantiene después del certificado.

La clave está en llegar a la auditoría con un sistema real.

No con una preparación improvisada.

IFS Logistics debe integrarse en la forma de trabajar de la empresa, desde la planificación del servicio hasta la entrega del producto, desde la recepción en almacén hasta la expedición, y desde la gestión documental hasta la respuesta ante incidencias.

Con este artículo cerramos la serie dedicada a IFS Logistics:

• Primero vimos qué es la norma y a qué empresas puede aplicarse.
• Después analizamos sus principales requisitos, controles y evidencias.
• A continuación explicamos cómo implantar el sistema paso a paso.
• Y ahora hemos revisado cómo afrontar la auditoría, obtener la certificación y mantener el sistema.

Si tu empresa de transporte, almacenamiento o logística necesita obtener o mantener la certificación IFS Logistics, contacta con CONSAEM.

Analizaremos tu situación, revisaremos tus evidencias y te ayudaremos a preparar un sistema útil, proporcionado y alineado con las exigencias del estándar y de tus clientes.

Pregúntanos tus dudas, y te acompañaremos en todo el proceso desde la implantación hasta la certificación