¿Cómo se realiza una trazabilidad vertical según la norma IFS Logistics versión 3? Te lo mostramos con un ejemplo. Sigue leyendo.
La trazabilidad en la cadena de suministro es fundamental para garantizar la seguridad y calidad de los productos que llegan al consumidor final, y una exigencia de las agencias comerciales y de los distribuidores nacionales e internacionales.
El objetivo principal de IFS Logistics es asegurar la transparencia de suministro internacional, incluyendo las actividades de logística (carga, transporte, descarga, almacenamiento, manipulación y posterior distribución). Por ello, cada año aumenta el número de empresas certificadas en IFS Logistics como estrategia de competitividad y garantía de servicio.
En el contexto de la certificación IFS Logistics versión 3, un ejercicio de trazabilidad vertical se convierte en una herramienta crucial para verificar la capacidad de una empresa de seguir el recorrido de un producto desde el origen, almacén o industria, hasta su destino final, abarcando todas las etapas intermedias.
Este artículo detalla el protocolo para realizar un ejercicio de trazabilidad vertical conforme a los requisitos de la norma IFS Logistics versión 3.
Contenido
Objetivos del Ejercicio de Trazabilidad
- Verificar la integridad de la Cadena de Suministro: Asegurar que todos los eslabones de la cadena están correctamente documentados y que la información es real y precisa.
- Garantizar la Seguridad Alimentaria: Comprobar que se pueden identificar rápidamente dónde se encuentran los productos en caso de una incidencia de seguridad alimentaria.
- Cumplir con los requisitos de IFS Logistics versión 3: Demostrar que la empresa cumple con los criterios establecidos por la norma.
¿Cómo realizar un ejercicio de trazabilidad vertical?
El auditor de IFS suele lanzar uno o dos ejercicios de trazabilidad, es decir, una prueba de trazabilidad vertical (trazabilidad hacia atrás, interna y hacia adelante) de uno o varios viajes o de productos almacenados en las instalaciones propias de la empresa. El mínimo de ejercicios a realizar en las jornadas de certificación, será de uno entre la muestra seleccionada:
- Por ejemplo, de los viajes realizados en el año, seleccionarán el producto más crítico como productos POAS (productos de origen animal o que contengan ingredientes de origen animal), y que el transporte sea con temperatura regulada de refrigeración o congelación.
- Productos almacenados POAS.
Para iniciar el ejercicio, la empresa explicará al auditor cómo identifican su trazabilidad. Para ello, el auditor solicitará el procedimiento de trazabilidad de la empresa, y comprobará cómo determina la traza de un producto almacenado o transportado.
Veamos un ejemplo de la realización de un ejercicio de trazabilidad para una empresa de transporte terrestre.
Ejemplo de Trazabilidad en Empresa de transporte terrestre
Los documentos que tienen que acompañar al ejercicio de trazabilidad vertical en una auditoría interna o de certificación en IFS Logistics v3, son los siguientes:
1. Orden de carga del cliente.
Este documento, según el cliente, puede ser un correo electrónico que formalice la petición al que se adjunta su modelo de orden de carga, con las instrucciones de carga, temperatura del viaje y destino.
También es habitual en el sector, que la petición se formalice mediante una llamada telefónica con el responsable de tráfico u operador de tráfico, o mediante whatsapp.
2. Generación de orden de carga en el software de la empresa logística.
Desde Consaem aconsejamos que exista o no una orden de carga del cliente, la empresa logística genere siempre su propia orden de carga, que irá numerada de forma correlativa a partir del 1 de enero del año en curso.
En la orden de carga, hay que indicar el número de la orden de carga del cliente, para poder seguir la traza. Los datos aportados por el cliente, independientemente de su origen ( teléfono, email o whatsapp), se incluirán en la orden de carga generada.
Existen numerosos programas de gestión para este fin, entre los más comunes están Novatrans, Gesruta, Trans2000, etc.
3. Asignación del viaje a un conductor y vehículo de transporte.
En la orden de carga se reflejará nombre y apellidos del conductor, matrículas del remolque y la cabeza tractora.
El auditor puede solicitar la formación del conductor implicado en el viaje, carnét de conducir del conductor, etc.
También solicitará toda la documentación del vehículo (remolque y cabeza tractora implicados), tales como mantenimientos realizados, control de fugas del año en curso, certificados de calibración del termógrafo, documentación del tacógrafo, registros de limpieza de remolque y cabeza tractora, ITV del vehículo si aplica, ficha técnica del vehículo, etc.
4. Registro de temperatura de todo el viaje.
Que debe incluir desde la hora de inicio de la carga hasta la hora final de entrega de la mercancía al cliente (descarga).
5. CMR firmado y sellado.
El auditor revisará el CMR/albaranes de salida del viaje, firmado y sellado por todos (empresa de carga, conductor de la empresa de transporte y empresa destino).
Además, si se ha colocado precinto en contenedor o mercancías, añadir el número de precinto en el CMR.
6. Packing list de la mercancía.
Esta documentación se adjuntará, siempre que el cliente la entregue a la empresa logística.
7. Archivo de documentos.
Se deberán archivar los correos de petición de la carga, y cualquier especificación que realice el cliente sobre la mercancía a transportar.
8. Subcontratación.
Si el viaje se ha subcontratado a otro proveedor de transporte, el auditor solicitará la documentación de homologación del proveedor de transporte, que incluye:
- Cuestionario de homologación producto comercializado.
- Compromiso transporte.
- Compromiso transitario, en el caso de aplicar.
- Certificación en vigor de IFS Logistics u otra norma GFSI en Logistics, si se dispone.
- Registro de temperatura del viaje.
9. Check-list de verificación de supervisión de la carga.
10. Permiso de circulación Comunidad Europea de la empresa.
Periodicidad de los ejercicios de trazabilidad en IFS Logistics 3
Anualmente la empresa logística y de transporte debera realizar un ejercicio de trazabilidad completo, que incluirá la trazabilidad hacia atrás (fabricante o cliente que entrega la orden de carga), durante la ruta de transporte y trazabilidad hacia delante (cliente al que se entrega la mercancía).
El ejercicio de trazabilidad se realizará cualitativa y cuantitativamente, reflejando balance de masas de la carga.
El tiempo de realización tiene que ser inferior a 4 horas, por ello se debe registrar la hora de inicio y la hora de finalización.
Si tienes una certificación IFS Logistics y precisas realizar un ejercicio de trazabilidad como el descrito en el artículo, contáctanos y te ayudaremos en todo el proceso. ¿Hablamos?
