Requisitos de IFS Logistics: controles, evidencias y errores más habituales en la implantación (II)

¿Sabes qué te van a pedir realmente en una auditoría IFS Logistics? ¿Tienes controles implantados o solo registros preparados para cuando venga el auditor?

Una empresa de transporte o logística puede trabajar correctamente durante años sin disponer de una certificación. Puede conocer bien a sus clientes, controlar sus rutas, gestionar incidencias y mantener una relación de confianza con fabricantes o distribuidores.

Sin embargo, cuando uno de tus clientes solicita la certificación IFS Logistics, la empresa necesitará demostrar algo más: que sus procesos están definidos, que los riesgos se han evaluado, que los controles se aplican y que existen evidencias suficientes para comprobarlo.

IFS Logistics no se basa únicamente en tener procedimientos escritos. La norma evalúa cómo se gestionan las actividades logísticas relacionadas con el transporte, el almacenamiento, la distribución, la carga y la descarga. También verifica si la empresa mantiene la seguridad, calidad, legalidad y trazabilidad de los productos durante sus operaciones.

En este segundo artículo de la serie sobre IFS Logistics vamos a revisar:

• Los principales requisitos de IFS Logistics.
• Qué controles debe implantar una empresa de transporte o logística.
• Qué evidencias pueden revisarse durante una auditoría.
• Qué errores se repiten con mas frecuencia antes de la certificación.
• Cómo prepararse de forma práctica y útil para superar una auditoría con éxito.

La versión vigente del estándar es IFS Logistics versión 3, aplicable a auditorías de actividades logísticas como transporte, almacenamiento, distribución, carga y descarga, tanto para productos alimentarios como no alimentarios, en diferentes condiciones de temperatura.

Veamos cuáles son los principales requisitos de IFS Logística:

1. Compromiso de la dirección: el sistema debe empezar desde arriba

Uno de los primeros aspectos que debe demostrar una empresa es que la dirección está implicada en el sistema.

Esto no significa únicamente firmar una política de calidad y seguridad del producto. La dirección debe tomar decisiones, asignar recursos y participar en la revisión del funcionamiento del sistema.

En una empresa de transporte o logística, esto puede afectar a decisiones muy concretas:

• Renovación o mantenimiento de vehículos.
• Inversión en equipos de control de temperatura.
• Contratación de personal.
• Formación de conductores y almacén.
• Selección de proveedores.
• Organización de rutas.
• Mejora de instalaciones.
• Gestión de incidencias repetitivas.
• Definición de responsabilidades.

Si la dirección no se implica, el sistema suele quedarse en manos del responsable de calidad. Y ese es uno de los errores más frecuentes.

La seguridad del producto no depende solo de calidad. También depende de tráfico, almacén, mantenimiento, compras, conductores y gerencia.

Controles que conviene implantar

La empresa debería disponer de:

• Una política de seguridad y calidad del producto.
• Objetivos medibles.
• Responsabilidades definidas.
• Revisión periódica de resultados.
• Análisis de reclamaciones e incidencias.
• Evaluación de recursos necesarios.
• Seguimiento de acciones de mejora.
• Comunicación interna de los requisitos relevantes.

Evidencias que pueden solicitarse

Durante una auditoría pueden revisarse evidencias como:

• Organigrama.
• Descripciones de puestos.
• Actas de revisión por la dirección.
• Objetivos y seguimiento de indicadores.
• Planes de acción.
• Registros de reuniones.
• Decisiones sobre recursos.
• Comunicaciones internas.
• Evidencias de formación.

Error habitual

Un error común es disponer de una política firmada, pero no poder demostrar decisiones reales de dirección.

Por ejemplo, si se repiten incidencias de temperatura en varios servicios y no existe ninguna acción correctiva, el auditor puede interpretar que la dirección no está revisando adecuadamente el sistema.

2. Sistema de gestión documental: documentos útiles, no burocracia

IFS Logistics exige que la empresa disponga de un sistema documentado. Pero esto no significa crear una gran cantidad de procedimientos que nadie utiliza. La documentación debe reflejar cómo trabaja realmente la organización.

En una empresa de transporte, por ejemplo, puede ser más útil una instrucción clara para conductores que un procedimiento largo y difícil de aplicar en ruta.

En un almacén, puede ser más eficaz un registro sencillo de recepción que permita actuar ante una desviación que una ficha compleja que se rellena sin criterio.

Documentos habituales en IFS Logistics

La empresa puede necesitar documentos como:

• Manual o descripción del sistema.
• Procedimiento de control documental.
• Procedimiento de gestión de riesgos.
• Procedimiento de limpieza.
• Procedimiento de control de temperaturas.
• Procedimiento de mantenimiento.
• Procedimiento de control de plagas.
• Procedimiento de gestión de proveedores.
• Procedimiento de trazabilidad.
• Procedimiento de incidencias y producto no conforme.
• Procedimiento de retirada o recuperación.
• Procedimiento de auditorías internas.
• Instrucciones para conductores.
• Instrucciones de recepción y expedición.
• Plan de formación.
• Plan de defensa o protección del producto, cuando proceda.

No todas las empresas necesitan la misma estructura.

Una pequeña empresa de transporte puede trabajar con documentos más sencillos que un operador logístico con varios centros, cámaras de congelación y servicios subcontratados.

Controles que conviene implantar

El sistema documental debe asegurar que:

• Los documentos están actualizados.
• Las versiones vigentes están disponibles.
• Los documentos obsoletos no se utilizan.
• Los registros se conservan durante el tiempo definido.
• Los registros son legibles y trazables.
• El personal conoce los documentos que le afectan.
• Los cambios importantes se comunican.

Evidencias que pueden solicitarse

El auditor puede revisar:

• Listado de documentos.
• Procedimientos vigentes.
• Registros cumplimentados.
• Control de versiones.
• Registros anulados o corregidos.
• Tiempo de conservación.
• Acceso del personal a instrucciones.
• Ejemplos de documentos utilizados en operaciones reales.

Error habitual

Uno de los errores más frecuentes es preparar documentos de despacho que no coinciden con la actividad real.

Por ejemplo, un procedimiento puede indicar que todos los vehículos se inspeccionan antes de la carga, pero los conductores no conocen ese requisito o no existe ningún registro que lo demuestre.

En ese caso, el problema no es solo documental, es que el sistema no está implantado.

3. Análisis de peligros y evaluación de riesgos: conocer qué puede fallar

IFS Logistics requiere que la empresa identifique los peligros y riesgos asociados a sus actividades.

Este punto es esencial. No todos los productos tienen los mismos riesgos. No es lo mismo transportar conservas a temperatura ambiente que productos cárnicos refrigerados, alimentos congelados, materiales de envasado o productos químicos no alimentarios.

Tampoco es igual realizar transporte directo que almacenamiento temporal, grupaje, distribución capilar o preparación de pedidos.

Riesgos habituales en transporte y logística

La empresa deberá valorar, entre otros, riesgos relacionados con:

• Temperatura.
• Contaminación cruzada.
• Limpieza insuficiente.
• Plagas.
• Daños físicos.
• Mezcla de productos incompatibles.
• Errores de identificación.
• Pérdida de trazabilidad.
• Accesos no autorizados.
• Manipulación indebida.
• Retrasos.
• Averías.
• Fallos de comunicación.
• Subcontratación no controlada.
• Incumplimiento de requisitos del cliente.

Ejemplo práctico

Una empresa transporta productos refrigerados entre 0 ºC y 4 ºC. El análisis de riesgos debería considerar situaciones como:

• Vehículo cargado sin preenfriamiento.
• Aperturas prolongadas durante repartos.
• Avería del equipo frigorífico.
• Sonda de temperatura sin verificar.
• Error en la consigna.
• Falta de instrucciones al conductor.
• Demora en la descarga.
• Cliente que rechaza el producto por falta de registro térmico.

Cada riesgo debe estar asociado a controles adecuados. No basta con identificar el riesgo. Hay que demostrar cómo se previene, se controla y se actúa si ocurre.

Controles que conviene implantar

Según la actividad, pueden establecerse controles como:

• Comprobación de requisitos del cliente antes del servicio.
• Inspección de vehículos.
• Control de temperaturas antes, durante y después del transporte.
• Verificación de equipos de medición.
• Limpieza programada.
• Segregación de mercancías incompatibles.
• Instrucciones ante averías.
• Control de tiempos de exposición.
• Inspección de mercancía en recepción.
• Gestión de productos dañados.
• Evaluación de proveedores subcontratados.
• Trazabilidad de lotes, expediciones y entregas.

Evidencias que pueden solicitarse

Durante la auditoría pueden revisarse:

• Análisis de peligros y riesgos.
• Criterios de evaluación.
• Medidas de control.
• Registros de temperatura.
• Registros de limpieza.
• Informes de incidencias.
• Acciones correctivas.
• Registros de mantenimiento.
• Requisitos de clientes.
• Ejercicios de trazabilidad.
• Evaluación de proveedores.

Error habitual

Un error frecuente es utilizar un análisis de riesgos genérico.

Por ejemplo, copiar una tabla estándar sin adaptarla a los productos, rutas, vehículos, cámaras, muelles, proveedores y condiciones reales de la empresa.

El análisis de riesgos debe ayudar a tomar decisiones prácticas. Si no cambia nada en la forma de trabajar, probablemente no está aportando valor.

4. Control de requisitos legales y de clientes

Una empresa certificada debe identificar y cumplir los requisitos legales aplicables y los requisitos acordados con sus clientes.

En logística alimentaria, muchos problemas aparecen porque el requisito existe, pero no llega correctamente a quien debe aplicarlo.

El cliente puede indicar una temperatura, una condición de segregación, un tipo de vehículo, un tiempo máximo de entrega o una exigencia documental.

Si esa información no se transmite a tráfico, almacén o conductor, el sistema falla.

Requisitos que deben controlarse

Pueden existir requisitos sobre:

• Temperatura de transporte.
• Temperatura de almacenamiento.
• Condiciones de carga.
• Limpieza del vehículo.
• Compatibilidad de mercancías.
• Precintos.
• Documentación de entrega.
• Registro de temperaturas.
• Horarios de carga y descarga.
• Notificación de incidencias.
• Tiempos máximos de tránsito.
• Requisitos de productos ecológicos, alérgenos u otros productos sensibles.
• Requisitos de seguridad o protección de la mercancía.

Controles que conviene implantar

La empresa debería definir cómo:

• Identifica requisitos legales aplicables.
• Revisa contratos y pedidos.
• Comunica requisitos a las personas implicadas.
• Actualiza cambios de clientes.
• Comprueba el cumplimiento.
• Gestiona desviaciones.
• Conserva evidencias.

Evidencias que pueden solicitarse

El auditor puede revisar:

• Contratos.
• Fichas de clientes.
• Requisitos específicos.
• Órdenes de transporte.
• Albaranes.
• Registros de temperatura.
• Instrucciones de carga.
• Comunicaciones internas.
• Reclamaciones.
• Acciones correctivas.

Error habitual

Un error habitual es que los requisitos de cliente estén en un contrato comercial, pero no se trasladen a la operación.

Por ejemplo, el cliente exige transporte a menos de -18 ºC, pero en la orden de carga no aparece la temperatura o el conductor no recibe ninguna indicación concreta.

5. Instalaciones, vehículos y equipos: condiciones adecuadas para el producto

IFS Logistics evalúa si las instalaciones, vehículos y equipos son adecuados para las actividades realizadas.

Esto incluye almacenes, muelles, cámaras, zonas de carga, vehículos, equipos frigoríficos, carretillas, termómetros, sondas, registradores y cualquier otro elemento que pueda afectar al producto.

En vehículos

Deben controlarse aspectos como:

• Estado higiénico.
• Ausencia de olores extraños.
• Ausencia de restos de cargas anteriores.
• Estado de paredes, suelo y techo.
• Funcionamiento del equipo frigorífico.
• Capacidad para mantener la temperatura.
• Mantenimiento.
• Limpieza.
• Protección frente a contaminación.
• Cierre adecuado.
• Equipos de medición o registro, cuando proceda.

En almacenes

Deben controlarse aspectos como:

• Estado de suelos, paredes y techos.
• Orden y limpieza.
• Control de accesos.
• Protección frente a plagas.
• Iluminación.
• Ventilación.
• Zonas de recepción y expedición.
• Cámaras frigoríficas.
• Zonas de producto bloqueado.
• Equipos de manipulación.
• Separación de productos incompatibles.
• Mantenimiento de instalaciones.

Controles que conviene implantar

La empresa puede necesitar:

• Plan de mantenimiento preventivo.
• Registros de averías.
• Inspecciones de vehículos.
• Inspecciones de instalaciones.
• Plan de limpieza.
• Control de equipos frigoríficos.
• Verificación de termómetros y sondas.
• Revisión de puertas, cierres y muelles.
• Control de cámaras.
• Registros de acciones correctivas.

Evidencias que pueden solicitarse

Durante la auditoría pueden revisarse:

• Registros de mantenimiento.
• Partes de reparación.
• Inspecciones preoperativas.
• Registros de limpieza.
• Certificados o informes de verificación.
• Registros de temperatura.
• Fotografías o evidencias de acciones correctivas.
• Observación directa de vehículos o instalaciones.

Error habitual

Un error frecuente es tener el plan de mantenimiento documentado, pero no registrar averías ni comprobar si las acciones han sido eficaces.

Por ejemplo, si una cámara presenta desviaciones de temperatura repetidas y solo se registran reinicios del equipo, sin análisis de causa ni acción correctiva, el control puede considerarse insuficiente.

6. Limpieza, higiene y control de plagas

La limpieza es uno de los requisitos más visibles durante una auditoría. También es uno de los puntos donde se detectan desviaciones con mayor facilidad.

En logística, la limpieza debe aplicarse tanto a instalaciones como a vehículos y equipos.

Limpieza de vehículos

La empresa deberá definir:

• Frecuencia de limpieza.
• Método utilizado.
• Productos autorizados.
• Responsables.
• Registros.
• Criterios de aceptación.
• Actuación cuando el vehículo no está en condiciones.
• Limpieza entre cargas incompatibles.

En algunos casos, puede ser necesario reforzar los controles según el tipo de producto transportado.

No es lo mismo transportar producto envasado seco que mercancías refrigeradas, productos a granel o productos con riesgo de derrame.

Limpieza de almacenes

En almacenes y plataformas, el plan de limpieza debe cubrir:

• Zonas de recepción.
• Muelles.
• Cámaras.
• Pasillos.
• Estanterías.
• Equipos de manipulación.
• Zonas de expedición.
• Zonas de residuos.
• Zonas exteriores, cuando puedan afectar al producto.

También debe comprobarse la eficacia de la limpieza.

No basta con programarla.

Control de plagas

El control de plagas debe adaptarse a las instalaciones y al riesgo de la actividad.

Puede incluir:

• Planos de dispositivos.
• Revisiones periódicas.
• Informes de empresa externa.
• Tendencias de capturas.
• Acciones correctivas.
• Protección de accesos.
• Gestión de puertas y muelles.
• Control de residuos.
• Mantenimiento de zonas exteriores.

Evidencias que pueden solicitarse

El auditor puede revisar:

• Plan de limpieza.
• Registros de limpieza.
• Fichas técnicas de productos.
• Inspecciones de limpieza.
• Informes de control de plagas.
• Plano de cebos o dispositivos.
• Incidencias detectadas.
• Acciones correctivas.
• Observación directa de vehículos, muelles y cámaras.

Error habitual

Un error frecuente es registrar limpiezas sin comprobar el resultado.

Por ejemplo, un vehículo aparece como limpio en el registro, pero durante la auditoría se observan restos de embalaje, suciedad, olor o humedad. En ese caso, el registro pierde credibilidad y su utilidad real.

7. Control de temperatura y cadena de frío

En empresas que transportan o almacenan productos refrigerados o congelados, el control de temperatura es un requisito crítico.

La cadena de frío puede romperse durante:

• La espera antes de la carga.
• La carga.
• El transporte.
• Las paradas.
• La descarga.
• La recepción en almacén.
• El almacenamiento.
• La preparación de pedidos.
• La expedición.

Controles en transporte refrigerado o congelado

La empresa debería definir:

• Temperatura requerida por producto o cliente.
• Preenfriamiento del vehículo.
• Comprobación antes de la carga.
• Registro durante el transporte.
• Actuación ante desviaciones.
• Verificación de equipos.
• Descarga de datos.
• Comunicación de incidencias.
• Criterios de aceptación o rechazo.

Controles en almacenes frigoríficos

En cámaras y almacenes refrigerados o congelados debe controlarse:

• Temperatura de consigna.
• Registros continuos o periódicos.
• Alarmas.
• Actuación ante desviaciones.
• Mantenimiento de equipos.
• Apertura de puertas.
• Ubicación de productos.
• Tiempo en muelle.
• Verificación de equipos de medida.

Ejemplo práctico

Una empresa almacena productos congelados. Durante una noche se produce una desviación en una cámara. El sistema registra la subida de temperatura, pero nadie revisa la alarma hasta la mañana siguiente.

Aunque exista un registro automático, la empresa deberá demostrar que hay un sistema de respuesta eficaz.

El control no consiste solo en medir. Consiste en actuar.

Evidencias que pueden solicitarse

Durante la auditoría pueden revisarse:

• Registros de temperatura.
• Gráficas de equipos.
• Alarmas.
• Acciones ante desviaciones.
• Verificación de sondas.
• Mantenimiento de equipos frigoríficos.
• Requisitos de clientes.
• Instrucciones a conductores.
• Registros de carga y descarga.
• Evaluación de incidencias.

Error habitual

Uno de los errores más habituales es conservar registros de temperatura sin revisarlos.

Si la empresa detecta desviaciones semanas después, no está controlando el proceso. Solo está acumulando datos.

8. Trazabilidad, identificación y gestión de incidencias

La trazabilidad es fundamental en logística. La empresa debe poder reconstruir qué ocurrió con una mercancía durante su paso por la organización.

Esto puede incluir:

• Qué producto se recibió.
• De qué cliente procedía.
• En qué fecha y hora.
• En qué vehículo llegó.
• En qué ubicación se almacenó.
• Qué temperatura tuvo.
• Qué manipulaciones se realizaron.
• Qué vehículo lo transportó.
• A qué destinatario se entregó.
• Qué incidencias se produjeron.

Identificación de productos

La mercancía debe estar identificada de forma suficiente para evitar errores.

Esto puede requerir controlar:

• Etiquetas.
• Lotes.
• Albaranes.
• Referencias internas.
• Estado del producto.
• Ubicaciones.
• Productos bloqueados.
• Mercancía dañada.
• Productos pendientes de decisión.

Gestión de producto no conforme

La empresa debe definir qué hacer cuando un producto no cumple los requisitos.

Puede tratarse de:

• Producto dañado.
• Producto con temperatura incorrecta.
• Producto mal identificado.
• Producto contaminado.
• Producto rechazado por el cliente.
• Producto recibido en condiciones inadecuadas.
• Producto afectado por una alerta.

Debe existir un sistema para:

• Identificarlo.
• Segregarlo.
• Bloquearlo.
• Comunicarlo.
• Decidir su destino.
• Registrar la actuación.
• Evitar su uso o expedición accidental.

Gestión de incidencias y reclamaciones

Las incidencias deben analizarse.

No basta con resolver el problema puntual.

La empresa debería preguntarse:

• ¿Qué ha ocurrido?
• ¿Por qué ha ocurrido?
• ¿A qué productos afecta?
• ¿Qué cliente está implicado?
• ¿Existe riesgo para la seguridad o calidad?
• ¿Se ha comunicado a quien corresponde?
• ¿Es necesario bloquear mercancía?
• ¿Se repite el problema?
• ¿Qué acción correctiva se aplicará?

Evidencias que pueden solicitarse

El auditor puede revisar:

• Ejercicios de trazabilidad.
• Registros de recepción.
• Registros de expedición.
• Albaranes.
• Órdenes de transporte.
• Ubicaciones de almacén.
• Registros de temperatura.
• Incidencias.
• Reclamaciones.
• Productos bloqueados.
• Acciones correctivas.
• Comunicaciones con clientes.

Error habitual

Un error frecuente es poder encontrar el albarán, pero no reconstruir todo el recorrido del producto.

Por ejemplo, la empresa sabe que una mercancía se entregó, pero no puede demostrar en qué vehículo viajó, qué temperatura tuvo o qué incidencias se registraron.

9. Gestión de proveedores y servicios subcontratados

En logística es habitual subcontratar servicios. Esto puede incluir transporte, almacenamiento, limpieza, mantenimiento, control de plagas, calibraciones, lavandería, seguridad o gestión de residuos.

IFS Logistics exige que los proveedores que puedan afectar a la seguridad o calidad del producto estén controlados.

Transportistas subcontratados

Este punto es especialmente importante. Una empresa puede estar certificada, pero utilizar vehículos externos para cubrir picos de trabajo, rutas concretas o servicios urgentes.

En ese caso debe definir:

• Criterios de aprobación.
• Requisitos que deben cumplir.
• Documentación necesaria.
• Condiciones de limpieza.
• Control de temperaturas.
• Gestión de incidencias.
• Evidencias que deben entregar.
• Evaluación periódica.
• Actuación ante incumplimientos.

Otros proveedores relevantes

También deben controlarse proveedores como:

• Empresas de limpieza.
• Empresas de mantenimiento.
• Empresas de control de plagas.
• Proveedores de equipos de medición.
• Almacenes externos.
• Servicios de transporte complementarios.
• Gestores de residuos.
• Empresas de seguridad.

Evidencias que pueden solicitarse

Durante la auditoría pueden revisarse:

• Listado de proveedores aprobados.
• Criterios de evaluación.
• Contratos o acuerdos.
• Certificados.
• Registros de incidencias.
• Evaluaciones periódicas.
• Requisitos comunicados.
• Acciones ante proveedores no conformes.
• Evidencias de servicios realizados.

Error habitual

Un error frecuente es controlar bien la flota propia, pero no exigir evidencias a los transportistas subcontratados.

Por ejemplo, la empresa puede registrar la temperatura en sus vehículos, pero no recibir ningún dato térmico cuando el servicio lo realiza un proveedor externo.

Si ese transporte forma parte del alcance o afecta al producto, el control queda incompleto.

10. Formación y cultura de seguridad del producto

El personal debe conocer cómo sus tareas afectan a la seguridad y calidad de los productos.

Esto incluye tanto al personal propio como, cuando sea necesario, al personal externo que interviene en las operaciones.

La formación debe adaptarse a cada puesto. Un conductor no necesita la misma formación que una persona de administración, pero ambos pueden afectar al sistema.

Formación para conductores

Puede incluir:

• Higiene del vehículo.
• Control de temperatura.
• Compatibilidad de cargas.
• Actuación ante averías.
• Comunicación de incidencias.
• Protección de la mercancía.
• Gestión de documentación.
• Requisitos de clientes.
• Trazabilidad.
• Buenas prácticas durante la carga y descarga.

Formación para personal de almacén

Puede incluir:

• Recepción de mercancías.
• Control de temperaturas.
• Ubicación y segregación.
• Limpieza.
• Control de plagas.
• Gestión de producto no conforme.
• Identificación de productos.
• Preparación de pedidos.
• Expedición.
• Actuación ante incidencias.

Formación para oficina y tráfico

Puede incluir:

• Revisión de requisitos de clientes.
• Planificación de rutas.
• Selección de vehículos.
• Gestión de proveedores.
• Comunicación con conductores.
• Gestión de incidencias.
• Trazabilidad documental.
• Reclamaciones.
• Acciones correctivas.

Evidencias que pueden solicitarse

El auditor puede revisar:

• Plan de formación.
• Registros de asistencia.
• Contenidos impartidos.
• Evaluación de eficacia.
• Entrevistas al personal.
• Instrucciones entregadas.
• Formación inicial.
• Formación ante cambios.
• Formación de personal subcontratado, cuando aplique.

Error habitual

Un error frecuente es tener registros de formación firmados, pero comprobar durante la auditoría que el personal no sabe cómo actuar.

Por ejemplo, un conductor puede haber firmado una formación sobre incidencias, pero no saber a quién llamar si el equipo frigorífico se avería.

La formación debe ser comprendida y aplicable.

11. Auditorías internas y acciones correctivas

Antes de la auditoría de certificación, la empresa debe revisar su propio sistema. La auditoría interna sirve para detectar desviaciones antes de que lo haga el auditor externo.

Debe ser una herramienta de mejora, no un trámite.

Qué debe revisar la auditoría interna

La auditoría interna debería cubrir:

• Requisitos del estándar.
• Actividades incluidas en el alcance.
• Vehículos.
• Instalaciones.
• Registros.
• Trazabilidad.
• Control de proveedores.
• Formación.
• Incidencias.
• Reclamaciones.
• Acciones correctivas.
• Aplicación real de procedimientos.

En una empresa de transporte, no tendría sentido auditar únicamente documentos en oficina.

También deberían revisarse vehículos, conductores, registros de rutas, temperaturas, limpieza y gestión de incidencias.

En un almacén, debería comprobarse la recepción, las cámaras, las ubicaciones, la limpieza, el control de plagas, la expedición y los productos bloqueados.

Acciones correctivas

Cuando se detecta una desviación, la empresa debe actuar.

Una acción correctiva eficaz debería incluir:

• Descripción del problema.
• Análisis de la causa.
• Acción inmediata, si procede.
• Acción correctiva.
• Responsable.
• Plazo.
• Verificación de eficacia.

Evidencias que pueden solicitarse

Durante la auditoría pueden revisarse:

• Programa de auditorías internas.
• Informes de auditoría.
• No conformidades internas.
• Planes de acción.
• Evidencias de cierre.
• Verificación de eficacia.
• Revisión por la dirección.
• Seguimiento de desviaciones repetidas.

Error habitual

Un error habitual es cerrar acciones correctivas sin comprobar si han funcionado.

Por ejemplo, si se detectan registros de limpieza incompletos y la acción consiste únicamente en “recordar al personal que los rellene”, probablemente no será suficiente si el problema se repite.

Habrá que analizar la causa: falta de tiempo, registro mal diseñado, desconocimiento, ausencia de supervisión o falta de criterio.

12. Errores habituales en la preparación de IFS Logistics

Aunque cada empresa tiene una situación diferente, existen errores que se repiten con frecuencia.

1. Implantar el sistema solo desde calidad. IFS Logistics afecta a toda la organización. Si tráfico, conductores, almacén, mantenimiento y dirección no participan, el sistema será difícil de mantener.

2. Copiar procedimientos genéricos. Los documentos deben adaptarse a la actividad real. Un procedimiento copiado puede parecer completo, pero fallará cuando se compare con las operaciones diarias.

3. No definir correctamente el alcance. El alcance debe reflejar qué actividades, productos, centros, vehículos y servicios están incluidos. Un alcance mal definido puede generar desviaciones o expectativas incorrectas.

4. No controlar los servicios subcontratados. Subcontratar no significa desentenderse. La empresa debe controlar los proveedores que puedan afectar al producto.

5. Registrar datos sin revisarlos. Temperaturas, limpiezas, incidencias o inspecciones solo tienen valor si se revisan y se utilizan para tomar decisiones.

6. No formar adecuadamente al personal operativo. Conductores y personal de almacén deben conocer los requisitos que les afectan. La certificación no se supera solo en la oficina.

7. No analizar las causas de las incidencias. Resolver el problema puntual no siempre evita que vuelva a ocurrir. IFS Logistics exige una gestión orientada a la mejora.

8. Prepararse solo antes de la auditoría. El sistema debe mantenerse durante todo el año. Si los registros aparecen completos únicamente en las semanas previas a la auditoría, la implantación no será creíble.

9. No realizar una auditoría interna real. Una auditoría interna superficial puede dar una falsa sensación de seguridad. Debe ser exigente y práctica.

10. No convertir los requisitos del cliente en instrucciones operativas. Los requisitos comerciales deben llegar al almacén, a tráfico y a los conductores. Si se quedan en el contrato, no controlan el producto.

13. ¿Qué evidencias debería tener preparadas una empresa?

Antes de presentarse a la auditoría, conviene revisar si la empresa puede demostrar el funcionamiento del sistema.

Algunas evidencias habituales son:

• Alcance definido.
• Análisis de riesgos.
• Requisitos legales y de clientes identificados.
• Organigrama y responsabilidades.
• Procedimientos e instrucciones vigentes.
• Registros de transporte.
• Registros de almacenamiento.
• Registros de temperatura.
• Registros de limpieza.
• Registros de mantenimiento.
• Informes de control de plagas.
• Verificación de equipos de medición.
• Registros de formación.
• Evaluación de proveedores.
• Incidencias y reclamaciones.
• Acciones correctivas.
• Ejercicios de trazabilidad.
• Auditoría interna.
• Revisión por la dirección.

No se trata de reunir papeles el día anterior. La empresa debe poder demostrar continuidad, coherencia y aplicación real.

Requisitos de IFS Logistics: más allá del certificado

IFS Logistics ayuda a ordenar la gestión de una empresa de transporte o logística. Pero su valor depende de cómo se implante.

Un sistema útil debe permitir:

• Conocer los riesgos de la actividad.
• Definir controles proporcionados.
• Comunicar requisitos al personal.
• Mantener evidencias fiables.
• Detectar desviaciones.
• Actuar ante incidencias.
• Mejorar los procesos.
• Demostrar confianza ante los clientes.

La certificación no debe convertirse en una carga documental. Debe integrarse en la forma de trabajar de la empresa.

Para conseguirlo, es necesario adaptar los requisitos al tamaño, actividad, productos, instalaciones, vehículos y nivel de subcontratación de cada organización.

En el siguiente artículo de la serie explicaremos cómo implantar IFS Logistics paso a paso en una empresa de transporte o almacenamiento, desde el diagnóstico inicial hasta la preparación de la auditoría de certificación.

Pregúntanos tus dudas, y te acompañaremos en todo el proceso desde la implantación hasta la certificación