Cómo implantar IFS Logistics paso a paso en una empresa de transporte o almacenamiento (III)

¿Tu empresa ya sabe que necesita IFS Logistics, pero no tiene claro por dónde empezar? ¿Te preocupa convertir la certificación en una carga documental difícil de mantener?

Implantar IFS Logistics no consiste en preparar carpetas, crear registros o formar al personal unos días antes de la auditoría.

La implantación debe servir para ordenar la forma de trabajar de la empresa, controlar los riesgos reales de la actividad logística y demostrar que los productos se transportan, almacenan, cargan y descargan en condiciones adecuadas.

Para una empresa de transporte o almacenamiento, el reto suele estar en trasladar los requisitos del estándar a operaciones muy concretas:

• Un conductor que debe saber cómo actuar ante una avería del equipo frigorífico.
• Un responsable de tráfico que debe asignar el vehículo correcto a cada servicio.
• Un operario de almacén que debe identificar una mercancía dañada.
• Un jefe de plataforma que debe controlar tiempos de espera en muelle.
• Una persona de administración que debe conservar la documentación necesaria.
• Una dirección que debe aportar recursos y tomar decisiones.

En este tercer artículo de la serie vamos a ver cómo implantar IFS Logistics paso a paso, desde el análisis inicial hasta la preparación de la auditoría.

IFS Logistics versión 3 es el estándar vigente para evaluar actividades logísticas como transporte, almacenamiento, distribución, carga y descarga. Además, IFS publica doctrinas y documentos normativos que complementan la interpretación del estándar, por lo que conviene trabajar siempre con la versión oficial y sus documentos asociados actualizados.

1. Antes de empezar: entender qué significa implantar IFS Logistics

El primer paso no es redactar procedimientos. El primer paso es entender qué necesita la empresa.

Muchas organizaciones comienzan la implantación creando documentos genéricos. Preparan un procedimiento de limpieza, otro de mantenimiento, otro de trazabilidad y otro de proveedores.

Sin embargo, si esos documentos no están conectados con la actividad real, el sistema será poco útil.

La implantación debe responder a preguntas prácticas:

• ¿Qué productos transportamos o almacenamos?
• ¿Qué riesgos presentan?
• ¿Qué requisitos nos piden los clientes?
• ¿Qué medios propios utilizamos?
• ¿Qué actividades subcontratamos?
• ¿Qué controles ya hacemos?
• ¿Qué evidencias conservamos?
• ¿Qué partes del sistema dependen de personas concretas?
• ¿Qué incidencias se repiten?
• ¿Qué espera comprobar el auditor?

Una empresa que solo realiza transporte frigorífico no necesita el mismo sistema que una plataforma con almacenamiento refrigerado, preparación de pedidos, expedición y transportistas subcontratados.

Por eso, la implantación debe adaptarse al alcance y a la complejidad de la organización.

Objetivo de esta fase

Evitar que la certificación se convierta en un sistema paralelo. IFS Logistics debe integrarse en la operativa diaria. Esto significa que los controles deben poder aplicarse en rutas, muelles, cámaras, oficinas, vehículos y almacenes.

Resultado esperado

Al finalizar esta fase, la empresa debería tener claro:

• Por qué quiere certificarse.
• Qué clientes o mercados lo solicitan.
• Qué actividades pretende incluir.
• Qué recursos puede dedicar.
• Qué personas deben participar.
• Qué plazos son razonables.
• Qué riesgos existen si se improvisa la implantación.

Error habitual

Empezar por copiar documentos de otra empresa.

Aunque dos empresas sean del mismo sector, sus rutas, vehículos, productos, clientes, instalaciones y proveedores pueden ser diferentes.

Un sistema copiado suele fallar cuando se compara con la realidad.

2. Definir correctamente el alcance de la certificación

El alcance es una de las decisiones más importantes de la implantación: define qué actividades, centros, productos y procesos quedarán incluidos en la certificación.

Un alcance mal definido puede generar problemas durante la auditoría y también durante la relación con los clientes.

No es lo mismo decir:

“Transporte de productos alimentarios”.

Que definir de forma más precisa:

“Transporte por carretera de productos alimentarios envasados a temperatura ambiente, refrigerada y congelada, con flota propia y apoyo de transportistas subcontratados”.

La segunda formulación permite entender mejor qué debe controlar la empresa.

Qué debe analizarse para definir el alcance

La empresa debería revisar:

• Actividades realizadas.
• Centros o instalaciones.
• Tipos de productos.
• Condiciones de conservación.
• Medios de transporte.
• Operaciones de carga y descarga.
• Almacenes propios.
• Almacenes externos.
• Servicios subcontratados.
• Clientes principales.
• Actividades excluidas.
• Relación con otras certificaciones o sistemas existentes.

Alcance en empresas de transporte

En una empresa de transporte, el alcance puede incluir:

• Transporte nacional o internacional.
• Transporte a temperatura ambiente.
• Transporte refrigerado.
• Transporte congelado.
• Transporte en cisternas.
• Distribución capilar.
• Transporte directo.
• Transporte con grupaje.
• Flota propia.
• Flota subcontratada.

También debe aclararse si la empresa dispone de instalaciones propias, aunque solo sean zonas de estacionamiento, lavado, mantenimiento, oficinas o puntos de transferencia.

Alcance en empresas de almacenamiento

En un almacén o plataforma logística, el alcance puede incluir:

• Recepción.
• Almacenamiento.
• Conservación a temperatura ambiente.
• Refrigeración.
• Congelación.
• Preparación de pedidos.
• Manipulación logística sin transformación del producto.
• Expedición.
• Carga y descarga.
• Control de transportistas externos.
• Gestión de productos bloqueados o no conformes.

Ejemplo práctico

Una empresa dispone de un almacén frigorífico y también gestiona el transporte con proveedores externos.

Aunque no tenga flota propia, el transporte subcontratado puede afectar al cumplimiento de los requisitos del cliente.

Por tanto, el alcance y el sistema deberán aclarar qué controla directamente la empresa y qué exige a los proveedores que realizan el transporte.

Resultado esperado

Al finalizar esta fase, la empresa debería disponer de una propuesta de alcance clara y coherente.

Esa propuesta será la base para:

• Diseñar el sistema.
• Identificar riesgos.
• Preparar procedimientos.
• Seleccionar evidencias.
• Planificar la auditoría.
• Evitar malentendidos con la entidad de certificación.

Error habitual

Excluir actividades problemáticas para simplificar la certificación, pero seguir presentándolas comercialmente como certificadas.

El alcance debe ser realista y transparente.

3. Crear un equipo de implantación

IFS Logistics no puede implantarse solo desde el departamento de calidad.

Puede coordinarlo una persona responsable, pero el sistema afectará a diferentes áreas.

En una empresa de transporte o logística deberían participar, según corresponda:

• Dirección.
• Responsable de calidad o seguridad alimentaria.
• Responsable de tráfico.
• Conductores.
• Responsable de almacén.
• Personal de recepción y expedición.
• Mantenimiento.
• Compras.
• Administración.
• Atención al cliente.
• Responsable de proveedores.
• Personal de limpieza o empresas externas.
• Responsable de sistemas, si la trazabilidad depende de software.

Por qué es importante implicar a varias áreas

Cada área conoce una parte del proceso.

El responsable de calidad puede conocer el estándar, pero quizá no sabe qué ocurre en una descarga nocturna, cómo se asignan realmente los vehículos o qué incidencias comunican los conductores.

El responsable de tráfico puede conocer las rutas, pero quizá no identifica todos los riesgos de seguridad alimentaria.

El conductor sabe qué problemas aparecen en ruta, pero puede no conocer los requisitos documentales que debe conservar la empresa.

La implantación solo funciona cuando estas visiones se conectan.

Tareas del equipo de implantación

El equipo debería ayudar a:

• Definir el alcance.
• Describir procesos reales.
• Identificar riesgos.
• Revisar controles existentes.
• Detectar carencias.
• Diseñar registros útiles.
• Probar instrucciones antes de aprobarlas.
• Comunicar cambios al personal.
• Revisar incidencias.
• Preparar la auditoría interna.
• Validar acciones correctivas.

Resultado esperado

La empresa debería definir:

• Quién coordina la implantación.
• Quién aprueba los documentos.
• Quién forma al personal.
• Quién controla vehículos.
• Quién revisa temperaturas.
• Quién evalúa proveedores.
• Quién gestiona incidencias.
• Quién mantiene la trazabilidad.
• Quién hace seguimiento del plan de implantación.

Error habitual

Nombrar a un responsable, pero no darle tiempo, autoridad ni apoyo.

La implantación requiere coordinación y decisiones. No puede depender únicamente de buena voluntad.

4. Realizar un diagnóstico inicial

El diagnóstico inicial permite conocer la distancia entre la situación actual de la empresa y los requisitos de IFS Logistics.

Es una fase clave.

Sin diagnóstico, la empresa puede invertir tiempo en preparar documentos innecesarios y no detectar aspectos críticos.

El diagnóstico debe revisar tanto documentos como operaciones.

No basta con preguntar si existe un procedimiento. Hay que comprobar si se aplica.

Qué debe incluir el diagnóstico

El diagnóstico debería revisar:

• Alcance previsto.
• Actividades reales.
• Requisitos legales y de clientes.
• Estado de vehículos.
• Estado de instalaciones.
• Control de temperaturas.
• Limpieza.
• Mantenimiento.
• Control de plagas.
• Gestión de proveedores.
• Subcontratación.
• Trazabilidad.
• Formación.
• Incidencias.
• Reclamaciones.
• Auditorías previas.
• Registros existentes.
• Sistemas informáticos.
• Capacidad de respuesta ante emergencias.

Cómo realizarlo en una empresa de transporte

En una empresa de transporte, el diagnóstico debería incluir la revisión de:

• Vehículos.
• Equipos frigoríficos.
• Registros de rutas.
• Órdenes de carga.
• Albaranes.
• Históricos de temperatura.
• Limpieza de cajas.
• Mantenimiento.
• Instrucciones a conductores.
• Comunicación con tráfico.
• Gestión de averías.
• Servicios subcontratados.

También es recomendable entrevistar a conductores y responsables de tráfico.

Muchas veces las desviaciones no aparecen en los documentos, sino en la forma real de trabajar.

Cómo realizarlo en un almacén

En un almacén, el diagnóstico debería incluir la revisión de:

• Zonas de recepción.
• Muelles.
• Cámaras.
• Pasillos.
• Estanterías.
• Zonas de expedición.
• Zona de producto no conforme.
• Equipos de manipulación.
• Registros de temperatura.
• Registros de limpieza.
• Control de plagas.
• Trazabilidad interna.
• Preparación de pedidos.
• Gestión de devoluciones.
• Control de transportistas externos.

Debe observarse el funcionamiento de la instalación en actividad, no solo cuando está ordenada para una visita.

Clasificación de hallazgos

El diagnóstico puede clasificar los resultados en:

• Requisitos ya cubiertos.
• Requisitos cubiertos parcialmente.
• Requisitos no implantados.
• Riesgos críticos.
• Mejoras documentales.
• Mejoras operativas.
• Necesidades de formación.
• Necesidades de inversión.
• Aspectos que requieren decisión de dirección.

Resultado esperado

El diagnóstico debe generar un plan de trabajo.

Ese plan debería indicar:

• Qué debe hacerse.
• Quién será responsable.
• Qué prioridad tiene.
• Qué plazo se establece.
• Qué evidencias se necesitarán.
• Qué recursos son necesarios.
• Cómo se verificará el cierre.

Error habitual

Hacer un diagnóstico solo documental.

Si no se revisan vehículos, cámaras, muelles, operaciones, registros reales y entrevistas con personal, el diagnóstico será incompleto.

5. Elaborar el plan de implantación

Después del diagnóstico, la empresa debe convertir los resultados en un plan de implantación.

Este plan evita improvisaciones.

También ayuda a coordinar las tareas entre áreas.

No todos los cambios tienen la misma prioridad. Algunas acciones pueden implantarse rápidamente, mientras que otras requieren inversión, contratación de proveedores, ajustes informáticos o cambios en instalaciones.

Qué debe incluir el plan

Un buen plan de implantación debería contener:

• Acciones necesarias.
• Prioridad.
• Responsable.
• Fecha objetivo.
• Recursos necesarios.
• Documentos afectados.
• Registros que deben crearse.
• Personal que debe recibir formación.
• Indicadores de seguimiento.
• Estado de avance.
• Evidencias de cierre.

Priorización de acciones

Conviene priorizar acciones que afectan directamente a la seguridad o calidad del producto.

Por ejemplo:

• Control de temperaturas.
• Limpieza de vehículos.
• Gestión de producto no conforme.
• Trazabilidad.
• Control de proveedores subcontratados.
• Actuación ante averías.
• Gestión de incidencias.
• Formación de conductores.
• Control de cámaras frigoríficas.

Después pueden abordarse ajustes documentales o mejoras menos críticas.

Ejemplo práctico

Durante el diagnóstico se detecta que la empresa realiza transporte refrigerado, pero los conductores no tienen una instrucción clara ante averías del equipo frigorífico.

Esta acción debería tener prioridad alta.

No basta con crear un registro. Hay que definir:

• A quién debe llamar el conductor.
• Qué datos debe comunicar.
• Cómo comprobar la temperatura.
• Qué decisiones puede tomar.
• Cuándo debe detenerse el servicio.
• Cómo informar al cliente.
• Cómo registrar la incidencia.
• Cómo evaluar el producto afectado.

Resultado esperado

La empresa debería disponer de un plan realista y revisado periódicamente.

No debe ser una lista fija que se prepara al inicio y se olvida.

Debe utilizarse como herramienta de seguimiento.

Error habitual

Crear un plan demasiado ambicioso y sin responsables reales.

Cuando todas las acciones son urgentes, ninguna se gestiona bien.

6. Diseñar el sistema documental y los registros

Una vez definidas las necesidades, la empresa puede desarrollar o adaptar su documentación.

El objetivo no es crear muchos documentos.

El objetivo es disponer de instrucciones claras y registros útiles.

Un buen sistema documental debe ser:

• Comprensible.
• Proporcionado.
• Fácil de aplicar.
• Adaptado al personal que lo usa.
• Coherente con la actividad.
• Útil para demostrar el control.
• Revisado cuando cambien los procesos.

Documentos que pueden ser necesarios

Según el alcance, pueden desarrollarse documentos como:

• Descripción del sistema.
• Política de seguridad y calidad.
• Organigrama y responsabilidades.
• Procedimiento de análisis de riesgos.
• Procedimiento de control documental.
• Procedimiento de requisitos legales y de clientes.
• Procedimiento de limpieza.
• Procedimiento de mantenimiento.
• Procedimiento de control de temperatura.
• Procedimiento de trazabilidad.
• Procedimiento de incidencias.
• Procedimiento de producto no conforme.
• Procedimiento de retirada o recuperación.
• Procedimiento de proveedores.
• Procedimiento de auditoría interna.
• Procedimiento de formación.
• Instrucciones para conductores.
• Instrucciones de recepción.
• Instrucciones de expedición.
• Instrucciones de actuación ante emergencias.

No todos deben tener formato de procedimiento largo.

En muchos casos, una instrucción visual, una ficha de actuación o un registro bien diseñado pueden ser más eficaces.

Registros operativos

Los registros deben demostrar que los controles se aplican.

Pueden incluir:

• Inspección de vehículos.
• Limpieza de vehículos.
• Limpieza de almacén.
• Control de temperaturas.
• Mantenimiento preventivo.
• Averías.
• Incidencias.
• Recepción de mercancías.
• Expedición.
• Producto no conforme.
• Reclamaciones.
• Formación.
• Evaluación de proveedores.
• Auditorías internas.
• Acciones correctivas.
• Revisión por la dirección.
• Ejercicios de trazabilidad.

Cómo diseñar registros útiles

Antes de aprobar un registro, conviene preguntarse:

• ¿Quién lo va a rellenar?
• ¿Cuándo se rellena?
• ¿Dónde se conserva?
• ¿Qué decisión permite tomar?
• ¿Qué pasa si se detecta una desviación?
• ¿Es demasiado largo?
• ¿Tiene campos innecesarios?
• ¿Puede digitalizarse?
• ¿Está claro qué significa cada dato?
• ¿Se revisa después?

Un registro mal diseñado genera errores.

Por ejemplo, si un conductor debe rellenar un parte con demasiados campos durante una ruta complicada, es probable que se complete tarde, de forma incompleta o sin utilidad real.

Resultado esperado

La empresa debe disponer de un sistema documental que refleje cómo trabaja y que permita demostrar el cumplimiento.

Los documentos deben estar controlados y las versiones vigentes deben estar disponibles para el personal que las utiliza.

Error habitual

Crear registros que nadie revisa.

Un registro solo tiene valor si permite controlar el proceso, detectar desviaciones o demostrar una actuación.

7. Implantar los controles en la operación diaria

Esta es la fase más importante.

La empresa debe pasar del documento a la práctica.

Implantar significa que los controles se aplican realmente y que el personal los incorpora a su trabajo.

No se trata de decir al equipo “a partir de ahora hay que rellenar esto”.

Hay que explicar por qué se hace, cómo se hace y qué decisiones se toman con esa información.

Implantación en transporte

En una empresa de transporte, la implantación puede incluir:

• Revisar vehículos antes de la carga.
• Comprobar limpieza.
• Confirmar temperatura requerida.
• Registrar temperaturas.
• Verificar funcionamiento del equipo frigorífico.
• Comprobar compatibilidad de cargas.
• Registrar incidencias.
• Aplicar instrucciones ante averías.
• Mantener documentación del servicio.
• Comunicar desviaciones a tráfico.
• Controlar transportistas subcontratados.

Implantación en almacenamiento

En un almacén, la implantación puede incluir:

• Revisar mercancías en recepción.
• Controlar temperaturas.
• Identificar productos.
• Asignar ubicaciones adecuadas.
• Segregar productos incompatibles.
• Mantener zonas limpias.
• Controlar plagas.
• Registrar daños.
• Bloquear productos no conformes.
• Preparar pedidos según requisitos.
• Verificar expediciones.
• Controlar transportistas en carga.

Implantación en oficina logística

En oficina, la implantación puede incluir:

• Revisar requisitos de clientes.
• Confirmar condiciones antes de aceptar servicios.
• Comunicar instrucciones a conductores.
• Asignar vehículos adecuados.
• Planificar rutas considerando requisitos del producto.
• Gestionar incidencias.
• Recoger registros.
• Revisar temperaturas.
• Evaluar proveedores.
• Mantener trazabilidad documental.
• Coordinar acciones correctivas.

Periodo de prueba

Es recomendable aplicar los controles durante un periodo de prueba antes de considerarlos definitivos.

Durante este periodo pueden aparecer preguntas como:

• ¿El registro es práctico?
• ¿El personal entiende la instrucción?
• ¿La información llega a tiempo?
• ¿Los responsables revisan los datos?
• ¿Se detectan desviaciones?
• ¿Las acciones están claras?
• ¿El sistema informático permite obtener la trazabilidad?
• ¿Los proveedores entregan las evidencias necesarias?

Resultado esperado

La empresa debe conseguir que los controles formen parte del trabajo diario.

Cuando esto ocurre, la auditoría deja de ser una preparación puntual y pasa a ser una verificación del sistema real.

Error habitual

Implantar todos los registros de golpe sin explicar su utilidad.

El personal puede percibir la certificación como una carga administrativa y no como una herramienta de control.

8. Formar al personal y verificar que entiende sus responsabilidades

La formación debe acompañar a la implantación.

No basta con entregar procedimientos o recoger firmas.

El personal debe saber qué tiene que hacer, por qué lo hace y cómo actuar cuando algo no cumple los requisitos.

Formación inicial

Durante la implantación, la formación debería cubrir:

• Qué es IFS Logistics en términos prácticos.
• Qué cambia en el trabajo diario.
• Qué riesgos afectan a la actividad.
• Qué registros deben cumplimentarse.
• Qué incidencias deben comunicarse.
• Cómo actuar ante desviaciones.
• Qué requisitos tienen los clientes.
• Qué responsabilidades tiene cada puesto.

Formación por puesto

La formación debe adaptarse al perfil del trabajador.

Un conductor debería recibir instrucciones concretas sobre:

• Limpieza del vehículo.
• Control de temperatura.
• Compatibilidad de cargas.
• Averías.
• Documentación.
• Incidencias en ruta.
• Comunicación con tráfico.

El personal de almacén debería recibir formación sobre:

• Recepción.
• Ubicación.
• Segregación.
• Temperaturas.
• Limpieza.
• Producto no conforme.
• Preparación de pedidos.
• Expedición.

El personal de oficina debería formarse en:

• Requisitos de clientes.
• Planificación de servicios.
• Gestión documental.
• Trazabilidad.
• Evaluación de proveedores.
• Reclamaciones.
• Acciones correctivas.

Verificación de la eficacia

La empresa debe comprobar que la formación ha sido eficaz.

Puede hacerlo mediante:

• Preguntas al personal.
• Observación de tareas.
• Revisión de registros.
• Simulaciones.
• Seguimiento de incidencias.
• Evaluación de errores repetidos.
• Auditorías internas.

Ejemplo práctico

Después de formar a los conductores sobre averías frigoríficas, la empresa puede realizar una simulación.

Se plantea que el equipo frigorífico deja de funcionar durante una ruta.

El conductor debe explicar:

• A quién avisa.
• Qué datos comunica.
• Cómo comprueba la temperatura.
• Qué documentos registra.
• Qué espera antes de continuar.
• Cómo se decide el destino del producto.

Esta verificación demuestra mucho más que una simple firma de asistencia.

Resultado esperado

El personal debe ser capaz de aplicar los controles sin depender continuamente del responsable de calidad.

Error habitual

Formar solo al personal de oficina.

En IFS Logistics, muchas evidencias se generan en vehículos, muelles y almacenes.

9. Controlar proveedores y servicios subcontratados

La implantación debe incluir a los proveedores que pueden afectar al producto.

En logística, este punto es crítico porque muchas empresas combinan medios propios y subcontratados.

La subcontratación puede afectar a:

• Transporte.
• Almacenamiento.
• Limpieza.
• Mantenimiento.
• Control de plagas.
• Verificación de equipos.
• Gestión de residuos.
• Seguridad.
• Servicios informáticos relacionados con trazabilidad.

Definir criterios de aprobación

La empresa debe decidir qué exige a cada tipo de proveedor.

No todos los proveedores tienen el mismo impacto.

Un transportista subcontratado que realiza rutas refrigeradas tiene un impacto directo sobre el producto.

Una empresa que suministra material de oficina no tiene el mismo nivel de riesgo.

Los criterios pueden incluir:

• Certificaciones.
• Autorizaciones.
• Experiencia.
• Capacidad técnica.
• Vehículos adecuados.
• Equipos de temperatura.
• Registros disponibles.
• Historial de incidencias.
• Condiciones contractuales.
• Cumplimiento de requisitos del cliente.

Comunicar requisitos

La empresa debe asegurarse de que los proveedores conocen los requisitos que deben cumplir.

Por ejemplo, a un transportista subcontratado se le puede exigir:

• Vehículo limpio.
• Equipo frigorífico operativo.
• Temperatura de consigna indicada.
• Registro térmico.
• Comunicación inmediata de incidencias.
• Prohibición de cargas incompatibles.
• Protección de la mercancía.
• Conservación de documentación.
• Cumplimiento de horarios.
• Información sobre conductor y vehículo.

Evaluar el desempeño

La evaluación de proveedores no debe limitarse a una revisión anual formal.

Debe tener en cuenta el comportamiento real.

Puede valorarse:

• Incidencias.
• Reclamaciones.
• Puntualidad.
• Cumplimiento de temperaturas.
• Calidad documental.
• Comunicación.
• Estado de vehículos.
• Resultados de inspecciones.
• Respuesta ante problemas.

Resultado esperado

La empresa debe poder demostrar que controla los servicios externos que afectan a la seguridad, calidad o trazabilidad del producto.

Error habitual

Aprobar proveedores por confianza histórica sin evidencias objetivas.

La experiencia previa es útil, pero debe complementarse con criterios, registros y seguimiento.

10. Verificar la trazabilidad y la respuesta ante incidencias

Antes de presentarse a la auditoría, la empresa debe comprobar que puede reconstruir el recorrido de los productos y actuar ante una incidencia.

La trazabilidad no debe probarse por primera vez durante la auditoría de certificación.

Debe ensayarse durante la implantación.

Ejercicio de trazabilidad en transporte

En una empresa de transporte, el ejercicio puede partir de una expedición concreta.

La empresa debería poder identificar:

• Cliente.
• Producto o referencia.
• Fecha de carga.
• Lugar de carga.
• Vehículo.
• Conductor.
• Temperatura requerida.
• Registro térmico.
• Ruta.
• Incidencias.
• Lugar de entrega.
• Fecha y hora de entrega.
• Documentación asociada.
• Transportista subcontratado, si aplica.

Ejercicio de trazabilidad en almacén

En un almacén, el ejercicio puede partir de un lote o una referencia.

La empresa debería poder reconstruir:

• Fecha de recepción.
• Proveedor o cliente.
• Vehículo de entrada.
• Estado del producto.
• Temperatura de recepción.
• Ubicación.
• Movimientos internos.
• Tiempo de almacenamiento.
• Preparación de pedidos.
• Salidas afectadas.
• Vehículos de expedición.
• Destinatarios.
• Incidencias.
• Producto bloqueado, si aplica.

Simulación de incidencia

Además de la trazabilidad, conviene simular incidencias.

Por ejemplo:

• Desviación de temperatura.
• Producto dañado.
• Error de carga.
• Avería de cámara.
• Avería de vehículo.
• Rechazo de mercancía.
• Alerta de cliente.
• Retirada de producto.
• Pérdida de documentación.

La empresa debe comprobar:

• Quién detecta el problema.
• A quién se comunica.
• Cómo se identifica el producto afectado.
• Cómo se bloquea o retiene.
• Cómo se informa al cliente.
• Qué registros se generan.
• Quién decide el destino.
• Cómo se analiza la causa.
• Qué acción correctiva se aplica.

Resultado esperado

La empresa debe demostrar que puede localizar productos, reconstruir operaciones y responder con rapidez ante situaciones que puedan afectar a la seguridad o calidad.

Error habitual

Realizar ejercicios de trazabilidad que solo comprueban albaranes.

La trazabilidad logística debe conectar producto, vehículo, ubicación, temperatura, fechas, movimientos, incidencias y documentación.

11. Realizar la auditoría interna

La auditoría interna debe realizarse cuando el sistema ya está implantado y existen evidencias suficientes.

No debería hacerse demasiado pronto.

Si se realiza antes de aplicar los controles, solo revisará intenciones.

Tampoco debería hacerse justo el día antes de la auditoría de certificación, porque no habrá tiempo suficiente para corregir desviaciones.

Qué debe revisar la auditoría interna

La auditoría interna debería comprobar:

• Alcance.
• Procesos incluidos.
• Requisitos del estándar.
• Documentación.
• Registros reales.
• Vehículos.
• Instalaciones.
• Cámaras.
• Muelles.
• Zonas de producto bloqueado.
• Personal operativo.
• Proveedores.
• Trazabilidad.
• Incidencias.
• Acciones correctivas.
• Formación.
• Revisión por la dirección.

Auditoría en campo

En una empresa de transporte, la auditoría interna debería revisar vehículos y, cuando sea posible, operaciones reales de carga o descarga.

En un almacén, debería observar recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y expedición.

También conviene entrevistar a personal operativo.

Preguntas útiles pueden ser:

• ¿Qué haces si detectas un producto dañado?
• ¿Cómo sabes la temperatura que necesita este cliente?
• ¿Qué haces si el vehículo no está limpio?
• ¿Dónde se registra una incidencia?
• ¿Cómo se identifica un producto bloqueado?
• ¿A quién avisas ante una avería?
• ¿Qué haces si falta documentación?

Informe de auditoría interna

El informe debe ser claro y útil.

Debe incluir:

• Fecha.
• Alcance auditado.
• Personas entrevistadas.
• Áreas revisadas.
• Evidencias comprobadas.
• Desviaciones detectadas.
• Observaciones.
• Acciones necesarias.
• Responsables.
• Plazos.
• Seguimiento.

Resultado esperado

La auditoría interna debe proporcionar una imagen real del grado de preparación de la empresa.

Su finalidad es detectar problemas antes de la auditoría de certificación.

Error habitual

Realizar una auditoría interna demasiado superficial.

Si la auditoría interna no detecta nada, pero la auditoría de certificación encuentra muchas desviaciones, probablemente la auditoría interna no fue suficientemente eficaz.

12. Corregir desviaciones y comprobar la eficacia

Después de la auditoría interna, la empresa debe gestionar las desviaciones detectadas.

No basta con cerrarlas rápidamente.

Hay que entender por qué se han producido y qué debe hacerse para evitar que se repitan.

Tipos de acciones

Puede ser necesario aplicar:

• Corrección inmediata.
• Acción correctiva.
• Revisión documental.
• Formación adicional.
• Cambio de registro.
• Mejora de instalaciones.
• Revisión de proveedor.
• Ajuste de software.
• Cambio de procedimiento.
• Mayor supervisión.
• Inversión en equipo.
• Revisión del análisis de riesgos.

Ejemplo práctico

Durante la auditoría interna se detecta que varios registros de limpieza de vehículos están incompletos.

Una corrección inmediata sería completar la información que sea posible.

Pero la acción correctiva debe analizar la causa.

Puede deberse a:

• El registro no está disponible en el vehículo.
• Los conductores no conocen el criterio.
• El registro tiene demasiados campos.
• Nadie lo revisa.
• La frecuencia de limpieza no es realista.
• No está claro quién debe cumplimentarlo.

Cada causa requiere una acción diferente.

Verificación de eficacia

Cerrar una acción no significa que sea eficaz.

La empresa debe comprobar si el problema se ha resuelto.

Puede hacerlo mediante:

• Revisión de nuevos registros.
• Entrevistas.
• Inspecciones.
• Seguimiento de incidencias.
• Auditorías parciales.
• Observación de operaciones.
• Comparación de indicadores.

Resultado esperado

Antes de solicitar o afrontar la auditoría de certificación, la empresa debe haber corregido las desviaciones relevantes y poder demostrar el cierre de acciones.

Error habitual

Cerrar acciones con frases genéricas.

Por ejemplo: “Se recuerda al personal el cumplimiento del procedimiento”.

Esta acción puede ser insuficiente si no se acompaña de formación, revisión del sistema, supervisión o verificación posterior.

13. Realizar la revisión por la dirección

La revisión por la dirección es el momento en el que la empresa analiza si el sistema está preparado y si dispone de recursos suficientes.

No debe ser una reunión formal para cumplir un requisito.

Debe servir para tomar decisiones.

Qué debería revisar la dirección

La revisión puede incluir:

• Resultados del diagnóstico.
• Estado del plan de implantación.
• Resultado de la auditoría interna.
• Incidencias.
• Reclamaciones.
• Desviaciones de temperatura.
• Evaluación de proveedores.
• Resultados de trazabilidad.
• Necesidades de formación.
• Recursos pendientes.
• Cambios en clientes o actividades.
• Indicadores.
• Acciones correctivas.
• Preparación para la auditoría externa.

Decisiones que puede tomar

La dirección puede decidir:

• Aprobar recursos.
• Reforzar formación.
• Cambiar proveedores.
• Mejorar equipos.
• Ajustar procedimientos.
• Modificar el alcance.
• Aplazar la auditoría si el sistema no está preparado.
• Confirmar la solicitud de auditoría.
• Definir objetivos para el siguiente periodo.

Resultado esperado

La empresa debe poder demostrar que la dirección conoce el estado del sistema y participa en la toma de decisiones.

Error habitual

Preparar un acta de revisión sin análisis real.

Una revisión útil debe incluir datos, conclusiones y decisiones.

14. Preparar la auditoría de certificación

Una vez implantado el sistema, realizadas las verificaciones internas y corregidas las desviaciones principales, la empresa puede preparar la auditoría de certificación.

Esta preparación no debe consistir en “maquillar” el sistema.

Debe servir para organizar evidencias y asegurar que el personal sabe cómo actuar durante la auditoría.

IFS Logistics versión 3 trabaja con un protocolo de auditoría actualizado y documentos normativos complementarios, por lo que la empresa debe revisar la documentación oficial aplicable antes de planificar la certificación con una entidad autorizada.

Acciones previas recomendadas

Antes de la auditoría, conviene revisar:

• Alcance definitivo.
• Centros incluidos.
• Actividades incluidas.
• Listado de vehículos.
• Listado de proveedores.
• Procedimientos vigentes.
• Registros recientes.
• Registros históricos.
• Ejercicios de trazabilidad.
• Formación.
• Incidencias.
• Acciones correctivas.
• Revisión por la dirección.
• Estado de instalaciones.
• Estado de vehículos.
• Control de temperaturas.
• Documentación de clientes.
• Evidencias de subcontratación.

Preparación del personal

El personal debe saber que el auditor puede hacer preguntas.

No se trata de memorizar respuestas.

Se trata de conocer su trabajo.

Conviene explicar:

• Qué es una auditoría.
• Qué puede revisar el auditor.
• Cómo responder con naturalidad.
• Dónde están los registros.
• Qué hacer si no se sabe una respuesta.
• Por qué es importante ser transparente.
• Qué responsabilidades tiene cada puesto.

Preparación de vehículos e instalaciones

La empresa debe verificar que las condiciones habituales son adecuadas.

Esto puede incluir:

• Orden y limpieza.
• Identificación de zonas.
• Estado de muelles.
• Estado de cámaras.
• Estado de vehículos.
• Disponibilidad de registros.
• Productos bloqueados correctamente identificados.
• Equipos funcionando.
• Señalización.
• Ausencia de material innecesario.
• Control de accesos.
• Gestión de residuos.

Resultado esperado

La auditoría debe encontrar un sistema implantado, no una preparación de última hora.

La empresa debe poder demostrar con evidencias que los controles se aplican de forma continua.

Error habitual

Intensificar los controles únicamente durante los días previos a la auditoría.

Si el sistema no se mantiene durante todo el año, aparecerán incoherencias en registros, entrevistas y observación directa.

15. Mantener el sistema después de la certificación

La implantación no termina cuando se obtiene el certificado.

Ese es otro error frecuente.

El certificado acredita que la empresa ha superado una auditoría en un momento determinado, pero el sistema debe mantenerse.

La mejora continua exige revisar datos, incidencias, cambios y resultados.

Qué debe mantenerse

La empresa debe seguir trabajando sobre:

• Registros operativos.
• Limpieza.
• Temperaturas.
• Mantenimiento.
• Control de proveedores.
• Formación.
• Trazabilidad.
• Auditorías internas.
• Incidencias.
• Reclamaciones.
• Acciones correctivas.
• Revisión por la dirección.
• Actualización de requisitos legales y de clientes.
• Cambios en actividades o alcance.

Cambios que deben evaluarse

Después de la certificación pueden producirse cambios como:

• Nuevos clientes.
• Nuevos productos.
• Nuevas rutas.
• Nuevos almacenes.
• Nuevos vehículos.
• Nuevos proveedores.
• Cambios en requisitos de temperatura.
• Nuevos sistemas informáticos.
• Ampliación de actividad.
• Subcontratación adicional.
• Cambios organizativos.

Cada cambio debe valorarse para determinar si afecta al sistema.

Resultado esperado

La empresa debe convertir IFS Logistics en una herramienta de gestión continua.

Cuando esto ocurre, la preparación de las siguientes auditorías es mucho más sencilla.

Error habitual

Relajar el sistema después de obtener el certificado.

Esto puede provocar pérdida de control, desviaciones repetidas y problemas en auditorías posteriores.

Implantar IFS Logistics: ordenar, aplicar y demostrar

Implantar IFS Logistics en una empresa de transporte o almacenamiento requiere método.

No se trata de preparar documentos para superar una auditoría.

Se trata de construir un sistema que permita controlar la actividad logística y demostrar que el producto se mantiene en condiciones adecuadas.

Un proceso de implantación eficaz debería seguir una secuencia lógica:

1. Entender la actividad y los objetivos de la empresa.
2. Definir correctamente el alcance.
3. Crear un equipo de implantación.
4. Realizar un diagnóstico inicial.
5. Elaborar un plan de trabajo.
6. Diseñar documentos y registros útiles.
7. Implantar controles en la operación diaria.
8. Formar al personal.
9. Controlar proveedores subcontratados.
10. Verificar trazabilidad e incidencias.
11. Realizar auditoría interna.
12. Corregir desviaciones.
13. Revisar el sistema por la dirección.
14. Preparar la auditoría de certificación.
15. Mantener el sistema después de obtener el certificado.

La clave está en adaptar el sistema a la empresa.

Una pequeña empresa de transporte no necesita la misma estructura que un gran operador logístico, pero ambas deben poder demostrar que conocen sus riesgos, aplican controles y mantienen evidencias fiables.

En el siguiente artículo de la serie explicaremos cómo es una auditoría IFS Logistics, qué fases tiene, qué puede revisar el auditor y cómo preparar a la empresa para obtener y mantener la certificación.

Pregúntanos tus dudas, y te acompañaremos en todo el proceso desde la implantación hasta la certificación