¿Ya sabes que la certificación IFS Broker aplica a tu empresa, pero no sabes por dónde empezar? No estás solo. Muchas organizaciones conocen los beneficios de certificarse, pero se paralizan al no tener clara la hoja de ruta.
En este artículo te explicamos cómo obtener la certificación IFS Broker de forma estructurada, qué necesitas tener preparado, cómo se desarrolla el proceso y qué errores debes evitar para avanzar con confianza.
Contenido
1. De la intención a la acción: ¿por dónde empezar?
En artículos anteriores vimos qué es IFS Broker y cómo saber si tu empresa está lista para certificarse. Si has llegado hasta aquí, es probable que ya tengas claro que esta norma aplica a tu actividad como bróker, importador o agente comercial sin contacto físico con el producto.
Ahora el siguiente paso es construir un plan de acción realista y bien organizado. La buena noticia es que certificarse en IFS Broker es totalmente alcanzable, incluso para pymes, si se sigue un proceso ordenado y adaptado al nivel de madurez de tu empresa.
2. ¿Qué necesitas tener listo antes de iniciar el proceso?
Antes de contactar con una entidad certificadora, es fundamental preparar lo básico. Aunque la norma exige un sistema formal, no es necesario tenerlo todo perfecto desde el principio. Lo importante es contar con una base sobre la que trabajar.
Requisitos previos mínimos:
| Elemento | ¿Por qué es importante? |
|---|---|
| Compromiso de la dirección | Es uno de los requisitos KO. Debe haber una política documentada y recursos asignados. |
| Alcance definido | Saber qué productos, clientes y procesos se incluirán en la certificación. |
| Gestión documental básica | Procedimientos, registros, formatos… aunque estén en fase inicial. |
| Identificación de proveedores y productos | Lista clara de con quién trabajas y qué comercializas. |
| Responsable interno del sistema | Alguien debe coordinar la implantación, aunque cuente con apoyo externo. |
Si no tienes estos elementos, es recomendable realizar primero una Auditoría Interna por un profesional experto en IFS Broker, antes de iniciar el proceso formal. En CONSAEM te ayudaremos a analizar qué mejoras realizar y un plan de trabajo para cumplir con las exigencias de la norma en un plazo concreto.
3. Etapas del proceso para obtener la certificación IFS Broker
A continuación, te explicamos las fases típicas del proceso de certificación. Aunque cada empresa tiene su propio ritmo, esta secuencia se adapta a la mayoría de los casos.
a) Diagnóstico inicial
Se trata de comparar tu situación actual con los requisitos de la norma. El objetivo es:
- Detectar brechas o áreas no cubiertas.
- Establecer prioridades.
- Estimar tiempos y recursos necesarios.
Esta etapa puede realizarla tu propio equipo si tiene experiencia, aunque suele ser más eficaz contar con asesoría externa con experiencia en la norma, y en acompañamiento en las auditorías de certificación, como CONSAEM. ¡Solicita presupuesto para obtener tu diagnóstico inicial!
b) Diseño e implantación del sistema de gestión
Una vez identificadas las brechas, se comienza a construir (o adaptar) el sistema de gestión IFS Broker:
- Elaboración de procedimientos documentados.
- Establecimiento de responsabilidades internas.
- Registro de proveedores y evaluación documental.
- Elaboración de especificaciones de producto.
- Simulación de trazabilidad y retirada.
Consejo: No se trata de crear burocracia, sino de documentar de forma sencilla lo que ya haces (o deberías hacer) y cómo lo haces.
c) Simulación de auditoría
Antes de la auditoría oficial, es muy útil y obligatorio realizar una auditoría interna o preauditoría externa. Esta revisión permite:
- Evaluar si los procedimientos se aplican realmente.
- Corregir desviaciones sin consecuencias externas.
- Preparar al equipo para la auditoría real.
La auditoría interna es un punto obligatorio dentro del estándar IFS Broker y no tener una auditoria interna realizada supone un KO.
d) Selección de entidad certificadora
Es necesario contratar una entidad independiente, acreditada y aprobada por IFS. Al seleccionarla, considera:
- Experiencia con tu tipo de empresa y sector.
- Idioma de auditoría.
- Plazos y disponibilidad.
- Coste total del proceso (incluyendo desplazamientos si aplican).
En CONSAEM podemos ayudarte a seleccionar la entidad más adecuada según tu perfil, y siempre te acompañaremos el día de la auditoría como parte de tu equipo de calidad para atender cualquier demanda del auditor/a.
e) Auditoría de certificación
La auditoría puede realizarse de forma presencial o remota (según perfil y alcance). Incluye:
- Revisión documental.
- Entrevistas al personal clave.
- Simulación de trazabilidad y retirada.
- Verificación de cumplimiento de requisitos KO.
Sistema de puntuación:
- A: cumplimiento total o casi total.
- B: cumplimiento parcial, sin impacto significativo.
- C: incumplimiento con impacto, debe corregirse.
- D: incumplimiento grave.
- KO: incumplimiento de requisito crítico → no hay certificado.
f) Plan de acción en caso de no conformidades
Si el auditor detecta no conformidades:
- Se emite un informe detallado.
- La empresa tiene 28 días para presentar un plan de acción y corregirlas.
- Si se aceptan las acciones, se emite el certificado.
4. ¿Cuánto tiempo tarda todo el proceso?
La duración depende del punto de partida y el nivel de organización de la empresa. Como referencia:
| Etapa | Duración estimada |
|---|---|
| Diagnóstico y planificación | 2 semanas |
| Diseño e implantación del sistema | 2 meses |
| Auditoría interna / preauditoría | 1-3 jornadas |
| Contacto con certificadora y agendamiento | 2-4 semanas |
| Auditoría oficial y emisión de certificado | 2 semanas tras correcciones, revisión técnica y emisión de certificado |
Duración total estimada: 3 a 6 meses en condiciones normales.
5. Errores comunes que ralentizan o complican la certificación
Evitar estos errores te ahorrará tiempo, costes y frustraciones:
- Empezar sin diagnóstico ni planificación.
- Documentar un sistema que no se aplica realmente.
- No asignar un responsable interno del proyecto.
- No involucrar a la dirección desde el inicio.
- No tener en cuenta los requisitos KO, que son obligatorios y críticos.
6. Consejos prácticos para un proceso fluido y eficaz
- Involucra a todo el equipo desde el principio.
La responsabilidad no es solo del técnico de calidad. Es un compromiso de toda la empresa. - Adapta los procedimientos a tu realidad.
No copies modelos genéricos. Documenta lo que realmente haces, de forma simple y útil. - Establece un calendario realista.
Planifica fechas internas de entrega y revisiones. No dejes todo para la semana de la auditoría. - Usa herramientas digitales si es posible.
Desde hojas de cálculo hasta software documental: lo importante es que el sistema sea accesible y organizado. - Busca acompañamiento profesional cuando lo necesites.
No todas las empresas necesitan un consultor externo, pero contar con uno puede acelerar el proceso y evitar errores.
7. Casos reales: empresas que certificaron con éxito
Empresa 1: importador de tés orgánicos
Con sede en Alicante, importaban tés a granel de India y vendían en Europa bajo marca blanca. Tras un diagnóstico con CONSAEM, diseñamos un sistema simple pero robusto. En 5 meses lograron certificarse.
Empresa 2: bróker de envases para industria láctea
Empresa mediana que vendía packaging desde proveedores asiáticos a clientes en Alemania. El mayor reto fue la trazabilidad documental. Con asesoramiento y simulación de auditoría, certificaron en 4 meses.
8. Conclusión: certificar IFS Broker es más fácil con método y acompañamiento
Obtener la certificación IFS Broker no tiene por qué ser un proceso lento, burocrático ni complejo. Con una buena planificación, un sistema ajustado a tu realidad y el compromiso del equipo, cualquier empresa intermediaria puede conseguirlo.
En CONSAEM te guiamos paso a paso, desde la evaluación inicial hasta la auditoría oficial, adaptándonos a tus tiempos y recursos.
Si aún tienes dudas sobre si tu empresa está lista para certificarse, te recomendamos leer el artículo anterior de esta serie:
Artículos de la serie IFS Broker
Este artículo forma parte de la serie especial que publicaremos durante 2025 y 2026. Estos son los artículos disponibles hasta ahora:
-
- Artículo 1. IFS Broker: qué es, qué empresas la necesitan y por qué es clave para su crecimiento (I)
- Artículo 2. ¿Está tu empresa lista para certificarse en IFS Broker? Evalúa tu punto de partida (II)
- Articulo 3. Cómo obtener la certificación IFS Broker paso a paso (y sin complicaciones) (III)
- Artículo 4. ¿Cómo es una auditoría IFS Broker y cómo prepararse para superarla con éxito? (IV)
Otros artículos sobre IFS Broker en nuestro blog:
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