IFS Broker exige describir los servicios ofrecidos por el bróker de productos alimenticios a través de un diagrama de flujo para su validación.
Contar con una certificación IFS Broker ofrece grandes ventajas para las agencias comerciales dedicadas a la importación y/o exportación de productos alimentarios, y tanto su puesta en marcha como su renovación son claves para asegurar el crecimiento del negocio. Hoy nos centraremos en una de las exigencias de IFS Broker 3.1 como la elaboración de un diagrama de flujo de las actividades de la empresa bróker.
Contenido
Qué es el diagrama de flujo del bróker
El diagrama de flujo del Bróker indica la representación esquemática de las operaciones que se realizan en la empresa Bróker.
El examen visual del diagrama de flujo indicará el proceso desde la solicitud de pedido al proveedor, fabricante de los productos, siguiendo por todas las etapas de almacenamiento y transporte, marítimo o terrestre, hasta la entrega al cliente de los productos comercializados.
El método más utilizado es el DIAGRAMA DE BLOQUES, donde cada operación que se realiza se representa por un rectángulo o bloque. La unión entre bloques es mediante líneas que indican la dirección del flujo.
En dicho diagrama de flujo se indicarán los PC (puntos de control) y PCC (puntos de control críticos) que se hayan determinado para los servicios del Bróker.
Plasmar los servicios de la empresa es uno de los principios del Codex Alimentarius, cumpliendo con los requisitos de la normativa legal relacionada con el Sistema APPCC y gestión del riesgo alimentario.
Ventajas de un Diagrama de flujo del bróker
- Facilita la comprensión del proceso.
- Promueve el acuerdo entre los miembros del equipo APPCC sobre la naturaleza y desarrollo del servicio del Bróker analizado.
- Supone una herramienta fundamental para obtener mejoras mediante el rediseño del proceso o un diseño alternativo.
- Identifica los peligros, oportunidades de mejora y puntos de ruptura de los procesos de la empresa Bróker.
Ejemplo Diagrama de Flujo del broker
Para aclarar los conceptos anteriores, te muestro a continuación un ejemplo de diagramas de flujo de los servicios de un Bróker desde la perspectiva de Gestión del riesgo y APPCC de la norma IFS Broker:
Ejemplo: Consideramos una empresa bróker que se dedica a la comercialización de productos congelados IQF, que solo realiza comercialización a través de venta directa y venta programada mediante contrato bróker-cliente anual.
Conozcamos en detalle en qué consiste cada etapa del diagrama de flujo:
PEDIDO DE CLIENTE, VENTA CONTRATO ANUAL
Si tiene firmado contrato anual con el cliente para las ventas que serán realizadas durante el año.
RC recibe pedido del cliente por correo electrónico.
PEDIDO DE CLIENTE, VENTA SPOT
No hay contrato anual firmado con el cliente, puede ser una venta puntual o varios pedidos a lo largo del año.
RC recibe pedido del cliente por correo electrónico.
GESTIONES DEL SERVICIO DE BROKER
RC confirma la recepción por e-mail del pedido al cliente y lo graba en el sistema informático, generándose la siguiente documentación para el pedido solicitado:
- Orden de carga-PO. Es el documento que especifica las características del pedido y envíado al proveedor para recibir su aceptación.
- Orden de carga. RC la envía a la empresa de transporte, en el caso de contratarlo el bróker, y lleva toda la información necesaria para el transporte de la mercancía.
- Packing List (DN- Delivery Note) de la mercancía a comercializar.
- Factura de venta.
FABRICACIÓN PEDIDO PROVEEDOR INDUSTRIA ALIMENTARIA
RC envía el pedido de compra al proveedor por correo electrónico.
El proveedor confirma la fecha de disponibilidad del pedido y RC coordina su recogida con el proveedor y la empresa de transporte
EXPEDICIÓN MERCANCÍA PROVEEDOR
Antes de cargar el pedido, el proveedor comprueba que el camión cumpla con las condiciones requeridas para el transporte de alimentos congelados (limpieza, temperatura, espacio, etc.) e informa de cualquier anomalía a RC de XXX.
El proveedor carga la mercancía y expide la documentación correspondiente (factura, CMR o carta de porte, factura, documentos de aduanas, certificados requeridos por el cliente en caso de aplicar).
El proveedor enviará las copias de todos los documentos a RC por correo electrónico.
RC revisa los documentos y envía la documentación al cliente que lo requiera.
TRANSPORTE TERRESTRE A TEMPERATURA CONTROLADA- CONGELACIÓN
En caso de pedidos que no sean exworks (en cuyo caso el transporte lo realiza el cliente), el proveedor de transporte de XXX transporta el pedido desde el almacén del proveedor hasta las instalaciones en camiones refrigerados a una temperatura ≤ – 18 ºC ± 3 ºC. Todos los camiones llevan sistema de control de temperatura. Esta etapa se considera punto de control, PC.
RECEPCIÓN MERCANCÍA CLIENTE
El cliente recibe el pedido en fecha acordada con RC y revisa las condiciones de la mercancía durante la entrega.
Firma y sella el CMR/carta de porte, y/o emite el albarán de entrada. CMR firmado y sellado se lo entrega al proveedor de transporte.
DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS DAÑADOS O RECHAZADOS
Cuando se determina en una reclamación de cliente que el producto no es conforme, XXX pone una reclamación a proveedor y devuelve el producto dañado o rechazo por el cliente al proveedor.
Qué es IFS Broker
Para los que no estéis familiarizados con la norma IFS Broker , de reconocimiento internacional, os contamos en qué consiste y para quién está pensada.
International Featured Standards es una entidad privada responsable de un conjunto de normas reconocidas internacionalmente destinadas a productos de alimentación, productos y servicios. Uno de estos estándares es IFS Broker, destinado a comprobar el cumplimiento del servicio en:
- Broker / Intermediario
- Agencia comercial
- Comercial / Agente
Esta norma es aplicable a corredores y/o importadores de alimentos que demuestran tener implantadas en sus procesos las medidas necesarias para transmitir a sus proveedores los requisitos de seguridad y calidad de los alimentos que comercializan.
IFS es una norma de reconocimiento internacional que mejora la competitividad del broker en el mercado actual, y es exigida como requisito excluyente en grandes distribuidores y cadenas alimentarias de toda Europa-
La norma actual de IFS Broker es la versión 3.1. Todos sus requisitos son evaluados de forma anual, a través de una empresa certificadora acreditada.
Desde CONSAEM te ofrecemos una visita previa de preauditoría IFS Broker que detecte si la agencia está preparada para superar la auditoría o debe solucionar algunos problemas antes de citar a la empresa auditora. ¡Consúltanos cualquier duda o solicita tu presupuesto en 48h!
Formación para implantar IFS Broker
La formación es uno de los requisitos exigidos por IFS al encargado de hacer el seguimiento y control de IFS Broker en la empresa, tanto para la implantación como para la renovación del sello.
Las áreas formativas exigidas son:
