¿Tu empresa ya se ha preparado para implementar IFS Broker y estás a punto de programar la auditoría? Te contamos qué pasos dar para asegurar la obtención de la certificación.
La auditoría de certificación valida que el sistema implantado funciona y que tu organización cumple con todos los requisitos de la norma, especialmente los relativos a seguridad alimentaria, legalidad, autenticidad y trazabilidad.
En este artículo te explicamos cómo es una auditoría IFS Broker, qué se evalúa exactamente, qué errores debes evitar y cómo prepararte para superarla con éxito.
Contenido
1. La auditoría: momento clave en el proceso de certificación
La auditoría de certificación es el punto de evaluación formal del sistema IFS Broker implantado en tu empresa. Es el paso donde una entidad certificadora externa comprueba que:
- Tu empresa cumple con los requisitos de la norma.
- Lo que está documentado realmente se lleva a la práctica.
- Se cumplen los requisitos críticos, conocidos como KO.
Superarla implica obtener el certificado y acceder a nuevas oportunidades comerciales. No superarla implica retrasos, pérdida de confianza y revisión profunda del sistema y penalización de IFS hasta poder volver a solicitar una nueva certificación IFS Bróker.
2. Tipos de auditoría en IFS Broker: ¿cuál corresponde a cada etapa?
El proceso de certificación puede incluir diferentes tipos de auditoría, cada una con una función específica. Las más relevantes son:
| Tipo de auditoría | ¿Quién la realiza? | ¿Es obligatoria? | Objetivo principal |
|---|---|---|---|
| Auditoría Interna | Personal interno independiente o consultor externo | Sí | Evaluar el sistema antes de la certificación |
| Auditoría de certificación inicial | Entidad certificadora acreditada | Sí | Validar cumplimiento de la norma IFS Broker |
| Auditoría de seguimiento | Entidad certificadora acreditada | Sí (anual) | Mantener la certificación |
| Auditoría no anunciada | Entidad certificadora | Opcional para IFS Broker | Revisión sin aviso previo (en algunos esquemas de recertificación) |
3. ¿Qué evalúa el auditor en una auditoría IFS Broker?
El auditor revisará tanto documentos como prácticas reales. Los puntos clave incluyen:
- Sistema documental completo: políticas, procedimientos, registros, con control de versiones.
- Evaluación y seguimiento de proveedores: criterios de selección, contratos, auditorías externas si aplican.
- Trazabilidad: demostración clara del origen y destino de los productos.
- Especificaciones de producto: acuerdos formales con proveedores y clientes.
- Defensa del producto y gestión de crisis: simulación de retirada, análisis de vulnerabilidades y fraudes.
- Autenticidad y fraude: Garantía de origen del producto si aplica y autenticidad en especificación de producto y etiquetado.
- Cumplimiento legal: documentación sobre legislación aplicable en origen y destino del producto.
- Implicación de la dirección: evidencia de participación y liderazgo activo.
- Cultura de calidad y seguridad alimentaria: Evidencia clara de la participación activa de la dirección y todos los trabajadores.
- Auditorías internas y acciones correctivas: registro de revisiones internas y seguimiento de mejoras.
Todo debe estar documentado y ser demostrable. No basta con decir “lo hacemos”; hay que poder probarlo con evidencias claras.
4. Los 8 requisitos KO de IFS Broker: el núcleo de la auditoría
La norma IFS Broker establece ocho requisitos KO, considerados críticos. Si se incumple alguno de ellos, no se emite el certificado, sin importar el resto del resultado.
Lista de los 8 requisitos KO:
- Responsabilidad de la alta dirección
- Sistema de gestión de la calidad y la seguridad alimentaria o del producto
- Gestión de recursos humanos (competencia y formación)
- Gestión de proveedores
- Especificaciones del producto
- Trazabilidad del producto
- Gestión de incidentes, retirada y recuperación de productos
- Auditorías internas y revisiones del sistema
Estos requisitos deben prepararse con especial cuidado, ya que el auditor los evalúa con máxima exigencia.
5. ¿Cómo prepararse para la auditoría de certificación? Recomendaciones clave
Prepararse correctamente es la diferencia entre una auditoría fluida y una experiencia frustrante. Aquí los pasos clave:
Antes de la auditoría:
- Realiza una Auditoría Interna completa y realista.
- Actualiza y revisa toda la documentación, asegurándote de que esté controlada y disponible.
- Prepara registros de trazabilidad, incluyendo pedidos, facturas, contratos y albaranes.
- Documenta una simulación de retirada de producto.
- Asegura que los responsables conozcan su papel en la auditoría (formación mínima).
- Verifica las especificaciones de productos y proveedores estén firmadas y actualizadas.
- Demuestra que conoces la legislación aplicable a los productos y mercados donde operas.
6. ¿Qué ocurre durante la auditoría?
La auditoría se desarrolla en distintas fases. Aunque puede hacerse presencial o de forma remota (según casos), la estructura es similar:
- Reunión de apertura: el auditor explica el alcance y plan del día.
- Entrevistas: con el responsable del sistema, dirección y otros perfiles.
- Revisión documental: análisis en profundidad de los registros.
- Simulación de trazabilidad in situ el día de la auditoría. .
- Revisión de cumplimiento de requisitos KO.
- Reunión de cierre: el auditor presenta las conclusiones preliminares.
7. Resultados posibles tras la auditoría
El auditor emitirá un informe con puntuación y conclusiones a cada requisito:
- A: cumplimiento muy alto, sin o con pocas no conformidades menores.
- B: cumplimiento bueno, algunas áreas a mejorar.
- C: cumplimiento insuficiente, deben corregirse no conformidades.
- D: incumplimiento grave.
- KO incumplido: sin certificación.
Si hay no conformidades, tendrás hasta 28 días para presentar acciones correctivas y plan de acción cumplimentado. Tras revisión técnica de la entidad de certificación, y revisión técnica de IFS, si se aceptan, se emite el certificado IFS Broker.
8. Errores frecuentes en auditorías IFS Broker y cómo evitarlos
Conocer los fallos más comunes ayuda a evitarlos con antelación:
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Falta de evidencia documental | Desviación en el punto auditado | Tener todo actualizado, documentado y accesible |
| Documentación genérica no adaptada | No conformidades | Personalizar a tu operativa |
| Trazabilidad incompleta | Riesgo KO | Simular trazabilidad antes de la auditoría |
| No capacitar al equipo | Inseguridad en entrevistas y falta de capacitación | Formar y ensayar |
| Fallos en requisitos KO | Pérdida o comprometer la certificación | Revisar con checklist específica |
9. Casos reales: cómo superar la auditoría con éxito
Caso 1: agente comercial de productos de higiene personal
Empresa con operaciones en tres países. Se apoyó en una Auditoría Interna rigurosa y una buena gestión documental. La auditoría oficial fue fluida y sin no conformidades mayores o críticas.
Caso 2: importador de envases de un solo uso
Con equipo reducido, priorizaron los requisitos KO y usaron herramientas digitales para trazabilidad. Superaron la auditoría con una puntuación nivel superior, puntuación por encima del 95%. .
10. La auditoría es una validación, no un obstáculo
La auditoría IFS Broker es exigente, sí. Pero si has trabajado con criterio y realismo, no deberías temerla. De hecho, muchas empresas la ven como una oportunidad de mejora interna y una forma de ganar credibilidad ante el mercado.
Con planificación, revisión sistemática y acompañamiento experto, estarás preparado para superarla y certificarte con éxito.
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Artículos de la serie IFS Broker
Este artículo forma parte de la serie especial que publicaremos durante 2025 y 2026. Estos son los artículos disponibles hasta ahora:
-
- Artículo 1. IFS Broker: qué es, qué empresas la necesitan y por qué es clave para su crecimiento (I)
- Artículo 2. ¿Está tu empresa lista para certificarse en IFS Broker? Evalúa tu punto de partida (II)
- Articulo 3. Cómo obtener la certificación IFS Broker paso a paso (y sin complicaciones) (III)
- Artículo 4. ¿Cómo es una auditoría IFS Broker y cómo prepararse para superarla con éxito? (IV)
Otros artículos sobre IFS Broker en nuestro blog:
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