¿Qué pasos debemos seguir para realizar el análisis causa raíz de una no conformidad? Mostramos su aplicación directa para las normas IFS y BRC.

Seguro que te has encontrado más de una vez con la necesidad de realizar un Análisis de Causa Raíz a la hora de implantar alguna norma de calidad en tu empresa alimentaria o logística, y no tienes muy claro qué pasos seguir. En este artículo vamos a profundizar en cómo aplicar diferentes metodologías de análisis causa raíz para determinar y analizar las posibles causas de una desviación, y en concreto para poder aplicarlas en las certificaciones de calidad más demandadas en el sector como BRC, IFS, FSCC 22000 e ISO 22000.

Definición de Análisis Causa Raíz

El Análisis de Causa Raíz (ACR o RCA en sus siglas en inglés) es un método de resolución de problemas que intenta evitar la recurrencia de un problema o defecto a través de identificar sus causas.

Existen varias medidas efectivas (métodos) que abordan las causas raíz de un problema. ACR es una herramienta para la mejora continua, tal y cómo exigen normas de calidad como BRC, IFS, FSCC 22000, etc

Esta metodología es usada normalmente en forma reactiva para identificar la causa de una no conformidad, identificar posibles problemas y resolverlos. El análisis se realiza después de ocurrido el evento. Pero, con una buena aplicación de los ACR, permite que la metodología sea también preventiva, y pronosticar eventos probables antes de que sucedan.

El análisis de causa raíz no es una metodología simple y definida; hay muchas herramientas, procesos y filosofías a la hora de realizarla. En la industria agroalimentaria, nos interesan los ACR basados en la producción, que gestionarán los campos del control de calidad para la industria industrial.

Pasos correcta aplicación del ANÁLISIS CAUSA RAÍZ

  1. Reunión del Equipo APPCC
  2. Definir e Identificar el problema
  3. Determinar los principales factores que intervienen
  4. Identificar las posibles caudas dentro de cada factor
  5. Analizar el Diagrama
  6. Identificar la Causa Raíz. Para ello, pueden utilizarse dos técnicas que desarrollamos a continuación.

Técnicas para el Análisis de Causa Raíz

Para aplicar la metodología ACR se emplean, entre otras, las siguientes técnicas:

  • Diagrama de Ishikawa
  • Los 5 porqués

Metodología Diagrama de Causa-Efecto o Diagrama De Ishikawa

El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de causa-efecto, diagrama de Grandal o diagrama causal, se trata de un diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez.

Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha. Es una de las diversas herramientas surgidas a lo largo del siglo XX en ámbitos de la industria y posteriormente en los servicios, para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones en esferas como la calidad de los procesos, los productos y servicios.

Fue creado por el licenciado en química japonés Kaoru Ishikawa en el año 1943.

Este diagrama causal es la representación gráfica de las relaciones múltiples de causa-efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. En teoría general de sistemas, un diagrama causal es un tipo de diagrama que muestra gráficamente las entradas o inputs, el proceso, y las salidas o outputs de un sistema (causa-efecto), con su respectiva retroalimentación (feedback) para el subsistema de control.

¿Cómo se utiliza?

  1. Identificar el problema (efecto) y registrarlo en la parte externa derecha enmarcado en un recuadro que en ocasiones se define como la cabeza de pescado y dejar espacio para el resto del diagrama hacia la izquierda.
  2. Dibujar las espinas principales: éstas representan las entradas al proceso, recursos o factores causales.
  3. Anotar todas las posibles causas (lluvia de ideas). Una forma común, es identificar los factores causales de acuerdo a la categoría a la que pertenecen: mano de obra, materiales, máquinas, métodos, medio ambiente. En estas cinco categorías se pueden encontrar las posibles causas por las que los servicios/producto no cumplen con los requisitos especificados.
  4. Una vez que se han identificado y clasificado todos los factores que intervienen en una característica de calidad o en la desviación de la misma, se selecciona aquella de mayor importancia con el fin de establecer la medida correctora apropiada (por consenso, votación o con datos existentes).

A modo de ejemplo, supongamos que se ha quemado un lote en el horno de producción:

Metodología LOS 5 PORQUÉS

Técnica sistemática de preguntas utilizada durante la etapa de análisis de problemas para encontrar las causas posibles de un problema.

El objetivo de los 5 por qués es analizar las posibles causas de un problema, a través de preguntar al menos cinco veces: Por qué. Se considera que al no encontrar una respuesta, tras varios intentos, es lo que permite identificar la verdadera causa-raíz del problema.

¿Cuándo debe ser utilizada esta técnica? Es útil para definir el verdadero problema, permite analizarlo y tomar decisiones más adecuadas al problema real.

¿Cómo se utiliza? 

  • Se enuncia el problema de forma clara y objetiva.
  • Una vez que las causas probables han sido identificadas, iniciar el proceso preguntándose ¿Por qué?
  • Continuar preguntando por qué al menos cinco veces. Este ejercicio reta a los miembros del equipo APPCC a buscar a fondo y no conformarse con causas ya probadas y ciertas. Una vez que sea difícil al equipo contestar al por qué, la causa probable ha sido identificada.
  •  Existirán casos donde se podrá ir más allá de las 5 veces preguntando por qué, para encontrar las causas principales.
  • Durante el proceso tener mucho cuidado y no empezar preguntando “quién”. Recordar que el equipo debe siempre estar interesado en el proceso y no en las personas involucradas.
  • Se anotan las causas principales.
  • Se establecen las acciones correctivas.

A modo de ejemplo, analicemos mediante metodología de los 5 por qué, una desviación relacionada con una reclamación de cliente en la fase de distribución.

  • ¿Por qué el cliente realizó una reclamación? Porque recibió un mal servicio.
  • ¿Por qué le dieron un servicio malo? Porque el pedido no llegó en el plazo de entrega acordado.
  • ¿Por qué no llegó en el plazo de entrega acordado? Porque el transportista tenía la dirección de entrega mal anotada.
  • ¿Por qué tenía la dirección de entrega mal anotada? Porque no se verificó antes de la salida la dirección de entrega y teléfono de contacto
  • ¿Por qué  no se  verificó que la dirección de entrega era la correcta y había un teléfono de contacto? Porque no existe procedimiento de verificación de confirmación de dirección de entrega y teléfono de contacto.

Determinar las causas de un problema permite implantar procesos de mejora continua, muy recomendables para cualquier empresa del sector, las metodologías ACR son la solución.

Si tienes dudas con la aplicación de las metodologías descritas en este artículo, toma como muestra los ejemplos descritos, y si precisas ayuda para su uso en la implantación de las normas de calidad, desde CONSAEM te ofrecemos nuestros servicios de consultoría como los cursos online para profesionales. Consúltanos tus dudas.

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