Cómo preparar tu industria para superar una auditoría IFS HPC (y mantener tu certificación año tras año) (III)

¿Tu empresa se enfrenta a una auditoría IFS HPC próximamente? Descubre cómo preparar a tu equipo, evitar no conformidades y asegurar la renovación de tu certificado.

Una vez tomada la decisión de certificar tu empresa según IFS HPC, el siguiente gran desafío es pasar con éxito la auditoría inicial. Y, tras obtener la certificación, el reto pasa a ser mantener el sistema vivo y en cumplimiento constante para superar las auditorías periódicas de renovación.

Este artículo forma parte de nuestra serie práctica sobre IFS HPC y está dirigido a fabricantes de productos no alimentarios (higiene personal, limpieza, utensilios de uso diario, productos de uso doméstico, cosméticos) que están en fase de preparación o renovación de la certificación.

Te explicamos cómo formar a tu equipo, qué errores debes evitar durante una auditoría y cómo gestionar adecuadamente la renovación anual.

Cómo preparar a tu equipo para una auditoría IFS HPC con éxito

La auditoría no es un examen sorpresa. Todo lo contrario: una buena preparación es la clave para demostrar que tu sistema funciona y que tus equipos están alineados con los principios de seguridad y calidad de los productos fabricados. Y para ello, te recomendamos que revises los siguientes aspectos:

1. Involucra a todos los niveles

La seguridad del producto no es responsabilidad exclusiva del responsable de calidad. Para que la auditoría sea exitosa, el compromiso debe ser transversal: desde operarios hasta dirección.

Consejo práctico: Organiza reuniones breves por áreas (producción, almacén, calidad, mantenimiento) explicando qué aspectos pueden auditarse en cada una.

2. Refuerza la formación interna

Asegúrate de que todo el personal:

• Conozca su función dentro del sistema IFS HPC
• Sepa aplicar correctamente los procedimientos y las buenas prácticas
• Entienda por qué se siguen ciertos controles (no solo el “cómo”, también el “por qué”)

Ejemplo: Un operario de envasado debe saber cómo realizar un control de sellado, pero también entender que un fallo puede afectar la seguridad del usuario final.

3. Realiza simulacros de auditoría interna

Simula el recorrido de una auditoría real, con entrevistas, revisión documental y observación en planta. Esto:

• Reduce la ansiedad del equipo de evaluación de riesgos
• Permite detectar fallos antes de que lo haga el auditor
• Mejora la capacidad de respuesta en tiempo real

Consejo: Utiliza una lista de verificación basada en los requisitos IFS HPC y registra todas las observaciones.

4. Fomenta una cultura de seguridad del producto

Una empresa que respira calidad y seguridad en el día a día está mejor preparada para afrontar auditorías. Esto incluye:

• Comunicación constante de objetivos de calidad, de seguridad de los productos y de sostenibilidad
• Registro y análisis de incidencias sin buscar culpables
• Reconocimiento al personal que reporta mejoras o desviaciones

No conformidades frecuentes en auditorías IFS HPC (y cómo evitarlas)

Evitar errores habituales puede marcar la diferencia entre aprobar o tener que realizar correcciones con plazos ajustados. Aquí te dejamos una recopilación de no conformidades frecuentes detectadas en auditorías reales y cómo prevenirlas.

1. Documentación desactualizada o mal gestionada

Problema: Procedimientos que no coinciden con la práctica real, documentos no firmados o versiones duplicadas.

Solución: Implementa un sistema de control documental con versiones controladas, revisiones periódicas y acceso restringido.

2. Trazabilidad incompleta

Problema: Falta de registros claros que permitan rastrear un lote desde la materia prima hasta el cliente final.

Solución: Asegúrate de que todos los registros estén completos, legibles y fácilmente accesibles durante la auditoría.

3. Limpieza insuficiente o mal documentada

Problema: Planes de limpieza genéricos, sin registros completos o con errores de ejecución.

Solución: Define frecuencias, responsables y métodos para cada zona. Valida la eficacia con pruebas (ATP, visual, microbiología).

4. Personal sin formación o sin evidencias

Problema: Empleados que no conocen sus funciones dentro del sistema o cuya formación no está documentada.

Solución: Programa formaciones periódicas y registra asistencia, contenido impartido y evaluación.

5. Mantenimiento reactivo

Problema: Maquinaria crítica sin plan de mantenimiento preventivo.

Solución: Establece planes anuales, con registros de cada intervención correctiva o preventiva. Prioriza equipos clave para seguridad o higiene.

Mantenimiento y renovación de la certificación: ¿qué debes tener en cuenta?

Obtener la certificación es solo el comienzo. Para mantenerla y renovarla cada año, necesitas sostener el sistema de gestión activo y actualizado.

1. Planifica auditorías internas periódicas

Realiza al menos una auditoría interna completa al año. Evalúa todos los requisitos de la norma IFS HPC, identifica no conformidades internas y genera planes de acción.

2. Evaluación y mejora continuamente

Analiza los indicadores clave del sistema: reclamaciones, devoluciones, rechazos, eficiencia en la producción, etc. Usa esta información para implementar mejoras reales.

3. Revisa los cambios normativos

IFS HPC puede actualizarse con el tiempo (como ocurrió con la versión 3). Mantente al día para no perder el cumplimiento.

Consejo: Suscríbete a fuentes oficiales de IFS y trabaja con un consultor que te informe sobre actualizaciones.

4. Anticípate a la renovación

• El certificado IFS HPC tiene una validez de 12 meses.
• La auditoría de renovación debe realizarse dentro de la ventana de fechas de auditoria anunciada o no anunciada antes de su vencimiento, según aplique.
• Planifica al menos con 6 meses de antelación, la realización de auditoría interna y fijar la fecha de certificación.

Beneficios de mantener la certificación IFS HPC activa

• • Evitas paros comerciales con clientes exigentes
  • Refuerzas la confianza de nuevos distribuidores
  • Mantienes el nivel de profesionalización interna
  • Reduces el coste de correcciones urgentes o auditorías no planificadas
  • Transparencia en la cadena de suministro legal

Prepararse y mantenerse certificado es más sencillo con acompañamiento experto

La preparación para una auditoría IFS HPC y el mantenimiento del sistema a lo largo del tiempo requiere organización, compromiso y conocimiento técnico. Pero no tienes que hacerlo solo.

En CONSAEM, te ayudamos a:

• Formar a tu equipo en los requisitos de la norma IFS HPC
• Detectar no conformidades antes de la auditoría oficial
• Diseñar un sistema de gestión sostenible y eficiente
• Renovar tu certificado sin estrés ni improvisaciones

¿Tu empresa está lista para la próxima auditoría IFS HPC? Contacta con nuestro equipo y empieza hoy mismo a trabajar con seguridad y garantías de éxito.