Cómo se desarrollan los diferentes tipos de auditorías de la certificación IFS Logistics para empresas de transporte y almacenamiento logístico.
La certificación IFS Logistics es una de las más exigidas en el sector del transporte tanto nacional como internacional, y contar con ella es, en muchos casos, imprescindible para cerrar contratos tanto con fabricantes como con distribuidores de la cadena alimentaria que necesitan garantizar la calidad y la seguridad alimentaria.
La versión vigente de IFS Logistics es la versión 2.3, y se centra en aplicar un enfoque uniforme para garantizar el cumplimiento de requisitos legales, de calidad, de seguridad alimentaria y autenticidad en los productos almacenados y transportados. Su principal objetivo es asegurar la transparencia de suministro internacional, incluyendo las actividades de logística (carga, transporte, descarga, almacenamiento, manipulación y posterior distribución).
Dada su creciente exigencia por parte de los operadores del sector alimentario, IFS Logistics tiene un importante crecimiento todos los años en nuevas implantaciones.
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Tipos de auditoría en IFS Logistics
Para contar con una certificación IFS Logistics, la empresa de transporte o almacenamiento debe superar una auditoría periódica realizada por auditores certificados por IFS, que puede ser de diferentes tipos, atendiendo a la fase en la que se encuentre la certificación.
Las auditorías pueden ser:
Auditoría Inicial
La auditoría inicial se realiza una única vez, en el primer año que se certifica la empresa logística, y consiste en la evaluación por parte del auditor de todos los requisitos del estándar IFS Logistics.
Como resultado de la auditoría, se puede obtener el certificado cuando se superan los requisitos, o en caso de no superarse, se deberá pasar una segunda auditoría de seguimiento.
Auditoría de Seguimiento
Si durante la auditoría (inicial o de renovación) no se ha conseguido una puntuación mínima del 75% o ante una NC mayor, se tendrá que realizar una auditoría de seguimiento que no puede ser antes de 6 semanas desde la fecha de la auditoría y dentro de los 6 primeros meses.
La auditoría se centrará exclusivamente en la implantación efectiva y eficiente de la acción correctiva propuesta para el cierre de la No Conformidad Mayor, y deberá realizarse in situ por el mismo auditor que realizó la auditoría anterior.
Auditoría de Renovación y Recertificación
La auditoría de recertificación es la auditoría anual que se realiza cada ciclo de 3 años. Todos los años se revisan todos los requisitos de la norma IFS Logistics.
Las auditorías de recertificación pueden ser en modalidad anunciada o no anunciada, y la empresa puede decidir que modalidad prefiere.
En la modalidad anunciada, cada ciclo de 3 años se realizará 1 auditoría en modalidad no anunciada. La empresa tendrá un periodo de 4 meses dentro del año seleccionado, durante el que el auditor puede personarse en la empresa logística para realizar la auditoría IFS Logistics. En media hora el auditor de certificación revisará los almacenes logísticos o el parking de los vehículos.
Auditoría de Ampliación
Si, entre dos auditorías de certificación la empresa añade nuevos productos o servicios logísticos diferentes a los que inicialmente se incluían en el alcance de la actual auditoría IFS, tendrá la obligación de avisar a la entidad de certificación para que, una vez realice una evaluación del riesgo, decida si se debe o no realizar una auditoría de ampliación.
Los resultados de esta evaluación deberán quedar documentados.
En el caso de que la entidad de certificación decida que estos nuevos productos y / o servicios sean incluidos en el alcance de auditoría, éste será actualizado en el certificado. Por lo que no es necesario realizar una nueva y completa auditoría en la empresa certificada, sino que bastará con organizar una auditoría de ampliación in situ durante el período de validez del certificado en vigor.
El certificado actualizado en la auditoría de ampliación mantendrá la misma fecha de caducidad que el certificado actual.
Alcance de la Auditoría de IFS Logistics
La norma IFS Logistics aplica a:
- Actividades logísticas: transporte, almacenamiento, distribución.
- Todo tipo de transporte: carretera, tren, barco, avión.
- Diferentes estados: líquido, sólido o gas.
- Productos alimentarios y no alimentarios. Ejemplos de productos no alimentarios pueden ser: envases o embalajes almacenados o distribuidos, productos de uso doméstico y de cuidado de personal, plantas y flores, electrodomésticos que se venden en cadena de supermercado, herramientas de oficina, textiles, juguetes.
- Productos congelados, refrigerados o a temperatura ambiente.
- Servicios de congelación y descongelación.
Se pueden certificar todos los supuestos o uno de los supuestos indicados, a petición de la empresa.
En el certificado de IFS Logistics se describen las actividades logísticas, los productos y las condiciones de manejo.
Exclusiones que no se pueden certificar bajo la norma IFS Logistics:
- Procesado de productos alimentarios y no alimentarios. Aplica una IFS Food.
- Transporte de animales.
- Importación y comercialización de productos. Aplica una IFS Broker.
- Productos farmacéuticos/medicinas.
- Sustancias explosivas/municiones.
- Basura / desperdicios.
Proceso de certificación de IFS Logistics
Cuando una empresa logística decide dar el paso de implantar una norma de seguridad alimentaria como IFS Logistics, lo primero es analizar en qué situación se encuentra para afrontar una certificación analizando en qué puntos cumple e incumple los requisitos de la norma.
Para preparar la auditoría de implantación o renovación con garantías, es recomendable contar con expertos en la norma que realicen una auditoría interna previa a la auditoría de IFS Logistics, y que funcionará como un simulacro de la auditoría de certificación.
En CONSAEM contamos con 20 años de experiencia en implantación y renovación de normas IFS Logistics en empresas del sector del transporte y del almacenamiento, coméntanos tus dudas y te ayudaremos en todo el proceso hasta conseguir tu certificado.
El segundo paso consiste en seleccionar una entidad de certificación acreditada por IFS, con la que se establecerá un acuerdo contractual.
Las Fases de la Auditoría de certificación son las siguientes:
1º Reunión de Apertura
A esta reunión asistirá el personal clave de IFS Logistics en la empresa, tales como el responsable de tráfico, junto con gerencia y responsable de Calidad. El objetivo es demostrar al auditor el compromiso del equipo directivo y de mejora continua de la empresa logística con la calidad, legalidad, autenticidad y seguridad alimentaria.
Esta reunión no suele durar más de 30 minutos y debe prepararse con antelación, incluyéndola en en el simulacro de la auditoría interna.
2º Inspección de las Instalaciones de Almacenamiento y/o Parking de vehículos
En esta auditoría in situ, se revisará la documentación de las zonas y se observará el control sobre el proceso de almacenamiento, lavado de vehículos y parking de vehículos.
Se realizarán entrevistas con el personal, para ver si han sido informados y formados en el sistema de calidad y seguridad alimentaria actualmente implantado.
3º Revisión Documental
Revisión del Manual de Calidad, procedimientos e instrucciones de trabajo implantados.
Presentar un listado de documentos en vigor, ayudará al auditor en su trabajo.
El auditor verificará el cumplimiento o posibles desviaciones con respecto a todos los requisitos de la norma IFS Logistics en vigor. Cada año el auditor verificará dicho cumplimiento por parte de la empresa.
4º Ejercicio de Trazabilidad
El auditor lanzará uno o dos ejercicios de trazabilidad como una prueba de trazabilidad vertical (trazabilidad hacia atrás, interna y hacia adelante), de uno o varios viajes o de productos almacenados.
5º Revición Final de las evidencias encontradas por el auditor y preparación de reunión de cierre
Habitualmente el auditor solicitará media hora para revisar sus notas y anotaciones con las observaciones identificadas durante toda la auditoría.
6º Reunión de Cierre
En la reunión de cierre, el auditor revisará y comentará los resultados de la auditoría con la empresa.
El auditor comunicará las No conformidades con la empresa, evaluando la naturaleza y gravedad de las mismas.
Normalmente, el auditor no comunica el resultado del proceso de certificación, ni la puntuación obtenida, aunque si comenta el estado de obtención o renovación de la certificación.
La empresa comunicará los plazos de implantación de las acciones correctivas de las no conformidades detectadas, para poder programar una auditoría de seguimiento.
Informe de auditoría de IFS Logistics
Tras la ejecución de la auditoría, el auditor de certificación asignado redactará un informe completo, según el análisis de todos los requisitos de IFS Logistics en vigor.
El informe de evaluación se divide en diferentes secciones:
- Resumen de todas las desviaciones y No Conformidades encontradas en cada capítulo de la norma.
- Lista específica con todos los requisitos considerados como N/A (No Aplicables), con explicaciones de porque no aplica.
- Informe de auditoría detallado con campos obligatorios que deben rellenar los auditores para algunos requisitos.
- Resultado de la evaluación que especificará el nivel y porcentaje.
- Resumen general de todos los capítulos y comentarios sobre seguimiento de acciones correctivas implementadas de la auditoría previa.
- Observaciones de las No Conformidades Mayores y Requisitos KO.
Plan de Acción
El auditor enviará un plan de acción a la empresa logística como máximo en 2 semanas desde la fecha inicial de certificación. El plan de acción se presentará por separado con todas las desviaciones y NC identificadas durante la auditoría:
- Desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con una B
- No Conformidades (Mayores o requisitos KO) puntuados con una Según determina la norma IFS Logistics, un requisito considerado KO no puede puntuarse como C.
El auditor asignará una puntuación para cada desviación observada en la auditoría de evaluación.
La empresa logística tendrá un plazo máximo de 28 días para enviar al auditor, el Plan de acción cumplimentado en inglés con los siguientes campos:
- Cumplimentar campo de corrección, fechas, responsables y estado de la corrección. Aportar las evidencias de las correcciones.
- Cumplimentar campo de acción correctiva, fechas, responsables y estado de la acción correctiva. Aportar las evidencias de las acciones correctivas si se disponen, sino el auditor lo evaluará en la siguiente certificación.
Plazo validez certificado IFS Logistics
La fecha de validez del certificado de IFS Logistics será de 12 meses, tanto en la modalidad anunciada como no anunciada.
