Claves de la contratación del Servicio de Auditoría Interna Externalizada

¿Cómo elegir a un auditor interno cualificado para estándares como IFS, BRC, ISO 9001 o ISO 22000?, ¿qué capacitación tiene que tener un auditor interno? Te damos algunas claves a continuación.

Cuando una empresa del sector agroalimentario se plantea realizar una auditoría interna, puede hacerlo de dos formas. La primera opción es con su propio equipo, formado por  los técnicos de su departamento de calidad y/o producción, con el sesgo que supone autoanalizarse, o externalizarla con una Consultora de Seguridad Alimentaria.

Es en este momento cuando surgen las dudas y el responsable se plantea dudas como: ¿qué requisitos a la hora de contratar el servicio de auditoría interna?, ¿cómo puedo garantizar la calidad e imparcialidad de dicha auditoría?.

Desde CONSAEM te damos algunas de las claves a valorar en esta decisión.

Cómo elegir a un Auditor Interno capacitado

La capacitación del auditor interno es esencial, y su experiencia en la norma a implantar o renovar es clave a la hora de externalizar y contratar el servicio de auditoría interna.

Una Auditoría Interna es un simulacro que reproduce las potenciales incidencias que ocurrirían en el día de  la auditoría de certificación real. Por lo que, la realización de una auditoría y la emisión de su correspondiente informe, será capaz de detectar desviaciones de incumplimiento de los análisis muestrales analizados in situ.

Criterios a tener en cuenta al elegir auditor de seguridad alimentaria

• El Currículum Vitae del auditor interno avalará su cualificación y capacitación
• Verificar que cuenta con experiencia en el sector y la norma que audita
• Contar con formación oficial y estar Acreditado en la norma que audita
• El auditor interno será independiente del departamento que audita. Por ejemplo, el departamento de Calidad no se puede auditar a sí mismo.
• Cumplirá durante toda la auditoría normas éticas y sociales como:
  • Auditar con honestidad y responsabilidad
  • Realizar actividades de auditoría cuando se demuestra la competencia para realizarla.
  • Trabajar de forma justa e imparcial
  • No emitir juicios personales al auditado.
  • Tratar los datos con confidencialidad desde el inicio a la finalización de la auditoría
• La auditoría siempre estará basada en un enfoque en la evidencia.
• La información aportada por el auditor, como hallazgos, conclusiones, informes de auditoría, etc. nos deberá asegurar la objetividad del cumplimento por parte de la parte auditada de los requisitos de la norma evaluada.
• El auditor interno nos asegurará que va a :
  • Observar muestras representativas durante la auditoría
  • Evaluar mediante secuencia sistemática y lógica los procesos de la empresa.

Fases de una auditoría interna

Las etapas de una auditoría interna serán:

1- Reunión de inicio

Es la reunión de apertura de la auditoría interna.

Como implicación de la alta organización, aconsejamos que en la reunión esté presente algún representante con capacidad de decisión, como gerencia o director general de la empresa.

El auditor confirmará los siguientes datos:

• Alcance de la auditoría. Relación de productos y procesos que se realizan en la empresa
• Datos de la empresa y datos fiscales. Se actualiza el breve historial de la empresa
• Inversiones que ha realizado la empresa en el último año
• Si se ha realizado una retirada- recuperación de producto de mercado
• Impacto de COVID-19 en la empresa.
• Confirmación del Plan de Auditoría y si hay algún departamento de la empresa que tenga que auditarse a una hora específica.

2- Realización de la auditoría interna

Consiste en la observación objetiva de la documentación implantada, confirmación in situ de las buenas prácticas de fabricación y manipulación en la empresa, visita de las instalaciones de la empresa,…

Se confirma con departamento de calidad y producción, cuando se puede entrar a planta para realizar las Inspecciones de todas las instalaciones.

El auditor, en compañía del responsable de calidad o persona designada de la industria alimentaria, procede a realizar inspecciones de las instalaciones de producción.

En la visita in situ, a planta el auditor observará por regla general:

• Realización por parte de los operarios de buenas prácticas de manipulación y fabricación en los procesos.
• Observar los registros cumplimentados que hay en cada una de las zonas de producción y estaciones de trabajo.
• Realizar entrevistas al personal. La entrevista es una herramienta muy útil y objetiva que tiene un auditor interno para extraer información de primera mano. Se puede preguntar aspectos como quién te ha explicado las tareas que realizas, qué formaciones últimas has realizado, cómo vigilas un PCC/PC.
• Confirmar plano de planta con los flujos de zona sucia a zona limpia correctas, sin cruces y sin retrocesos.
• Confirmar los diagramas de flujo de las diferentes líneas de APPCC.
• Confirmar la gestión correcta de plagas, residuos, etc.
• Estado de limpieza, desinfección y mantenimiento de las diferentes zonas de la planta.
• Gestión de los diferentes procesos de fabricación.

3- Lanzamiento de un ejercicio de trazabilidad vertical

Esta prueba de trazabilidad la ejecuta el auditor interno el mismo día de la auditoría interna. Se puede elegir un lote almacenado o un lote del listado de productos fabricados en el año.

Durante unas 4 horas máximo la empresa será capaz de identificar la trazabilidad hacia atrás, interna y hacia adelante del lote seleccionado, con balance de masas incluido.

Este proceso se denomina prueba vertical, y  hay que adjuntar además de las capturas de pantalla del software de trazabilidad, registros relacionados con: Control de calidad entrada materia prima, Cuestionario de homologación del proveedor, Ficha técnica del producto, Análisis realizados a la materia prima por el proveedor y empresa,  Código interno de trazabilidad asignado a la empresa tras su recepción.

A continuación listamos los registros que suelen acompañar a la prueba de trazabilidad vertical:

• Control de calidad entrada material auxiliar (envase primario). Cuestionario de homologación del proveedor de ese material de envasado, análisis de migración si es plástico, declaración de conformidad y ficha técnica del producto. Código interno de trazabilidad asignado a la empresa tras su recepción.
• Control de calidad almacén de materia prima y control de calidad del almacén material auxiliar.
• Control de temperatura de las materias primas, si requieren temperatura regulada, tanto del producto como del vehículo de transporte.
• Registro de limpieza de la cámara frigorífica.
• Parte de fabricación y control de calidad de la fabricación realizada.
• Registro de control de despeje de la línea de la producción anterior.
• Registros de limpieza de las líneas de fabricación/maquinaria que ha intervenido en la producción.
• Trazabilidad de los productos intermedios si hay productos finales junto con la trazabilidad del material de envasado en contacto con el alimento.
• Plan de mantenimiento de la maquinaria que ha intervenido en la producción.
• Calibraciones y verificaciones de los equipos de medida que han intervenido en la fabricación.
• Registro de calidad expedición.
• Registro de las inspecciones del almacén de producto terminado.
• Control de control de peso si aplica.
• Registro de control de etiquetado del producto fabricado.

4- Revisión final de las evidencias y preparación reunión de cierre

El auditor suele solicitar unos minutos para revisar las anotaciones que ha hecho durante la auditoría y preparar la reunión de cierre.

5- Reunión de cierre

El auditor interno tiene que revisar las desviaciones observadas durante la auditoría interna. El auditor explicará la naturaleza y gravedad de las no conformidades con gerencia y responsable de calidad.

Entre el auditor interno y la empresa hay que dictaminar los plazos de las acciones correctivas de las no conformidades detectadas.

6- Informe de la auditoría

Toda auditoría interna tiene que ir acompañada de la emisión de un Informe de Auditoría completo, que incluya las conformidades y no conformidades observadas.

Las NC detectadas se redactan en la lengua oficial del país de la empresa. Se redactarán de forma precisa, objetiva y que no induzcan a error.

El informe de la auditoría informará al lector de:

• Controles de seguridad alimentaria implantados.
• Mejoras desde la última auditoría.
• Sistemas implantados; buenas prácticas de fabricación, puntos de control, equipos.
• No conformidades, acciones correctivas y plan de acción para corregir mediante causa-raíz.