Qué es la gestión de crisis en seguridad alimentaria y cómo se debe abordar según las exigencias de la norma IFS.
Toda industria alimentaria tiene que contar con un protocolo que se activa de forma inmediata al detectar un incidente que pueda afectar a la seguridad alimentaria de sus productos y determinar qué acciones llevar a cabo para minimizar sus efectos. Pero antes veamos qué se considera una crisis en seguridad alimentaria.
Contenido
Qué es un incidente de seguridad alimentaria
Un incidente de seguridad alimentaria desde la perspectiva de IFS es aquella situación dentro de la cadena de suministro en la que hay riesgos posibles y/o confirmados asociados con la integridad del producto; o cualquier evento de fuerza mayor (por ejemplo, interrupción de recursos/servicios críticos, desastres naturales, pérdidas, situaciones de emergencia, crisis, etc.) con un impacto directo en el suministro de productos de confianza.
Un incidente de Seguridad Alimentaria y alarmas de consumo puede ser detectado por cualquiera de los siguientes canales:
- por Organismos Públicos como Sanidad, Aduanas, etc.
- por el Departamento de Calidad de la empresa.
- por cualquier otro trabajador de la empresa.
- por un cliente.
- publicado en los medios de comunicación.
- por un proveedor de materia prima
Cómo determinar el grado del incidente de seguridad alimentaria
Desde Consaem, aconsejamos analizar el grado del incidente para determinar si afecta o no a la seguridad alimentaria de nuestra producción. Por ejemplo, podemos denominar:
Incidente de grado C: Materiales y/o productos en cadena de proceso, que puedan causar rechazo del producto terminado por algún tema o duda sobre la seguridad para el consumidor.
El departamento de calidad de la empresa tendrá que desencadenar el Procedimiento para el tratamiento del Control de Producto No Conforme que haya establecido.
Incidente de grado B: Un producto fabricado que presenta una amenaza para la seguridad del consumidor, y permanece bajo el control de la empresa.
El departamento de calidad de la empresa localizará el producto y contactará inmediatamente con la empresa correspondiente para que identifiquen y aíslen los lotes implicados. La empresa tendrá que desencadenar el Procedimiento para el tratamiento del Control de Producto No Conforme que haya establecido.
Incidente de grado A: Un producto fabricado que ha dejado el control de la empresa y que presenta una amenaza para la seguridad del consumidor.
El departamento de calidad convocará en un plazo de 1 hora máximo al equipo de gestión de crisis y se pondrá en marcha la gestión de una crisis alimentaria, como es la retirada-recuperación de producto del mercado.
Las industrias que cuentan con el sello IFS deben cumplir una serie de requisitos que obligan a la gestión de reclamaciones de autoridades y clientes, gestión de incidencias, retirada de producto y recuperación de producto del mercado, recogidos en el capítulo 5 de la norma, y que se detallan a continuación.
Requisitos IFS en gestión de reclamaciones e incidencias
Empecemos por los requisitos sobre cómo realizar una correcta gestión de las reclamaciones de las autoridades y los clientes:
Requisito 5.8.1 Se establecerá un procedimiento para la gestión de las reclamaciones de producto y de cualquier notificación escrita de las autoridades competentes en el marco de los controles oficiales-, cualquier requerimiento o medida a tomar cuando se detecte un incumplimiento.
La empresa alimentaria documentará e implementará en la empresa un procedimiento de Quejas y reclamaciones de cliente, teniendo en cuenta las correcciones, análisis causa raíz y acciones correctivas que se hayan decidido implantar para cada una de las reclamaciones de cliente, o desviaciones observadas por las autoridades sanitarias.
Requisito 5.8.2. Todas las reclamaciones deben ser registradas, estar fácilmente disponibles y ser evaluadas por personal competente. Cuando esté justificado, se deben tomar acciones apropiadas de manera inmediata.
La empresa registrará las NC observadas por las autoridades competentes, en auditorias de cliente, por reclamaciones de cliente y en auditorías internas; Dichas desviaciones serán evaluadas por personal competente del departamento de calidad y/o del departamento de compras y el personal implicado.
Requisito 5.8.3 Las reclamaciones se analizarán con objeto de aplicar las medidas adecuadas para evitar que se repita la no conformidad.
La empresa establecerá mediante análisis de tendencias, la evaluación de la eficacia de las acciones correctivas de las no conformidades.
- Si las AACC establecidas han sido las adecuadas, la desviación no se volverá a repetir.
- Si la desviación se vuelve a repetir, hay que volver a realizar un correcto análisis causa raíz de las no conformidades, quizás puede haber fallado que la posible causa/s no se hayan determinado adecuadamente, teniendo como consecuencia que las acciones correctivas no sean eficaces y se vuelvan a repetir las desviaciones.
En nuestro blog puedes consultar la METODOLOGÍA ANÁLISIS CAUSA-RAÍZ DE UNA NO CONFORMIDAD EN IFS Y BRC.
Requisito 5.8.4 Los resultados de los datos de los análisis de las reclamaciones deben estar disponibles para las personas responsables pertinentes.
Normalmente en las reuniones del comité de calidad, se suele debatir y documentar el análisis de las reclamaciones de clientes con los miembros del comité de calidad.
Para valorar la mejora continua de la empresa es muy eficaz realizar el estudio de las reclamaciones por tipología. Detectando si es de debida, por ejemplo a: cuerpos extraños, transporte, envasado-etiquetado incorrecto, sabotaje intencionado, calidad, etc.
Una vez establecidas las familias de las reclamaciones, aconsejamos realizar en estudio de los 2 o 3 últimos años de actividad y gestionar los resultados de los gráficos obtenidos.
Cómo realizar una correcta retirada y recuperación de producto según IFS
Siguiendo la norma IFS, también debemos determinar la correcta gestión de incidencias, retirada de producto y recuperación de producto del mercado, recogido en:
Requisito 5.9.1 Se dispondrá de un procedimiento implantado y mantenido para la gestión de incidencias y de posibles situaciones de emergencia con impacto en la seguridad alimentaria, la legalidad y la calidad.
Para iniciar el proceso de gestión de incidentes en el momento oportuno debe incluirse como mínimo:
- el proceso de toma de decisiones
- la nominación de una persona, autorizada por la compañía y disponible de forma permanente,
- la nominación y formación de un equipo de gestión de incidentes
- un listado actualizado de datos de contacto, incluyendo información de los clientes, fuentes de asesoramiento legal, disponibilidad de contactos.
- un plan de comunicación que incluya a las autoridades
La empresa establecerá un equipo de gestión de crisis, asignando las tareas y funciones a desempeñar cada uno de los miembros.
Siendo el coordinador del equipo de gestión de crisis el que toma las decisiones en última instancia y el responsable de la Comunicación con los proveedores implicados, Clientes, Sanidad en caso de recuperación, Certificadora en caso de recuperación y con los medios externos en caso de recuperación de producto del mercado.
Se investigará la naturaleza del incidente y se involucrará directamente en la investigación donde sea necesario. Las acciones a llevar a cabo se determinarán por todos los miembros del equipo de gestión de crisis.
Se dispondrá de un listado actualizado con los datos de contacto de clientes, proveedores, autoridades sanitarias, certificadora y miembros del equipo de gestión de crisis.
Requisito 5.9.2 Se dispondrá de un procedimiento eficaz para la retirada y/o recuperación de todos los productos. Este procedimiento debe incluir asignaciones claras de responsabilidades y una política detallada de información para los clientes y consumidores.
Este requisito se considera KO y es de obligado cumplimiento.
La empresa establecerá un procedimiento:
- Para Retirada y recuperación de producto del mercado.
- Para Situaciones de emergencia que afectan al producto como, cortes eléctricos, inundaciones, incendios, etc.
- Para Ciberataques que afecten a la documentación y registros del sistema de calidad y seguridad alimentaria.
Requisito 5.9.3 Los procedimientos para la gestión de incidentes y la retirada/recuperación de productos se someterán, al menos una vez al año, a test internos regulares. Estos test se llevarán a cabo para garantizar la implantación y el funcionamiento eficaz del procedimiento completo e incluirá la verificación de la actualización de los datos de contacto.
Hay que poner a prueba, como mínimo una vez al año, la gestión por parte de la empresa de los incidentes de seguridad alimentaria.
La norma IFS obliga a que la empresa realice un simulacro y verificar la eficacia del procedimiento establecido para retirada-Recuperación de producto del mercado, Ciberataque y situaciones de emergencia.
Los simulacros que puede solicitar el auditor interno o de certificación serán:
- Simulacro de Retirada o recuperación de producto de mercado.
- Simulacro de ciberataque.
- Simulacro de un corte eléctrico, que afectaría por ejemplo a los productos almacenados en las cámaras de refrigeración y/o congelación.
- Simulacro de un incendio en la empresa. Gestión de las materias primas, productos intermedios o terminados.
La empresa determinará si el resultado de cada simulacro ha sido efectivo y dentro de lo esperado.
En resumen…
Contar con la certificación IFS exige establecer un protocolo para la gestión de crisis derivadas de la detección de incidentes de seguridad alimentaria que pueden afectar al producto. Por ello desde el estándar IFS se se establecen una serie de requisitos a cumplir cuando la industria lo detecta y que obligan a la gestión de reclamaciones de autoridades y clientes, la gestión de incidencias, y si fuera necesario, la retirada de producto y recuperación de producto del mercado para evitar el riesgo.
Todo ello se encuentra recogido en el capítulo 5 de la norma IFS y es de obligado cumplimiento.
