Los canales de denuncias en la industria alimentaria ayudan a la detección temprana de prácticas indebidas y se convierte en un pilar fundamental para asegurar la calidad y la seguridad alimentaria. Veamos como implementarlo.
La seguridad alimentaria es un tema de vital importancia en la industria alimentaria. Garantizar la calidad y la inocuidad de los alimentos que consumimos es fundamental para proteger la salud de los consumidores y preservar la reputación de las empresas del sector. Sin embargo, en ocasiones pueden surgir prácticas indebidas que comprometen estos aspectos esenciales.
La pronta identificación de problemas, ya sea en la manipulación de alimentos, en los procesos de producción o en el cumplimiento de normativas, permite tomar medidas correctivas de manera oportuna y prevenir consecuencias negativas tanto para los consumidores como para la empresa.
La transparencia y la capacidad de denunciar de forma segura y confidencial son elementos clave en esta tarea, y la existencia de un Canal de Denuncias es la herramienta interna perfecta para proteger la salud pública y el cumplimiento de los estándares de calidad en empresas alimentarias.
Contenido
¿Qué es un Canal de Denuncias en la Industria Alimentaria?
El Canal de Denuncias (Whistleblowing en inglés) de una Industria Alimentaria es un proceso seguro y confidencial establecido por la empresa para que empleados, clientes, proveedores y otros actores relevantes puedan informar de forma confidencial de cualquier irregularidad o práctica indebida relacionada con la seguridad alimentaria que podría comprometer la calidad, la inocuidad de los alimentos y el cumplimiento de las normativas establecidas.
Los canales de denuncias permiten comunicar infracciones que vulneren las leyes europeas relacionadas con servicios financieros, protección del medioambiente, contratación o salud pública, salud y seguridad en el trabajo, prácticas de acoso laboral, y entre la que se encuentra la seguridad alimentaria, entre otras. Y se aplica tanto a irregularidades que ya se han cometido o aquellas que pretenden esconder irregularidades y que aún no se han cometido.
Entre los beneficios de implementar un Canal de Denuncias están:
- La detección temprana de prácticas indebidas, lo que permite tomar medidas preventivas y correctivas de manera oportuna.
- Fomentar una cultura de responsabilidad y ética empresarial al ofrecer a los actores involucrados la oportunidad de actuar como guardianes de la seguridad alimentaria.
- Ofrecer transparencia y generar confianza en la empresa, ofreciendo un sistema confidencial que asegure que las denuncias sean tratadas de manera justa y que los denunciantes estén protegidos contra represalias, lo que a su vez impulsará una mayor participación y cooperación por parte de los informantes.
Normativa aplicable a la industria alimentaria
Tanto la UE como la FDA cuentan con normativas vigentes, que exigen la puesta en marcha del canal de denuncias en determinadas empresas y organismos públicos, según su riesgo.
En EEUU está vigente desde 2010 con la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA) de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA).
En España se aplica la Ley 2/2023, Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, de acuerdo con la Directiva (UE) 2019/1937. En ella, se exige la creación de canales de denuncia, internos y externos, en tres niveles:
- Canal de denuncias interno, confidencial y seguro.
- Canal de autoridades competentes, si el canal interno no cumple su función de investigación y medidas correctivas.
- Medios de comunicación, si tras los pasos anteriores la empresa no actúa o existe peligro de salud pública.
Plazos para creación de los canales de denuncias en industrias alimentarias
Dependiendo del tamaño de la industria, los plazos son los siguientes:
- Hasta 13 de junio de 2023, para empresas de más de 249 trabajadores.
- Hasta 1 de diciembre de 2023: para empresas de entre 50 y 249 empleados.
En el caso de grupos de empresa, la sociedad dominante será la responsable de la puesta en marcha del canal de denuncia, integrando a todas las empresas del grupo.
Pasos para la creación de un Canal de Denuncias interno
1. Objetivos y alcance
El primer paso para implementar un Canal de Denuncias efectivo en la industria alimentaria es la definición clara de los objetivos específicos que pueden incluir la detección y prevención de prácticas indebidas, el fomento de una cultura de ética y responsabilidad, la mejora continua de la seguridad alimentaria, etc.
Además, es importante determinar los tipos de denuncias que se pueden reportar a través del Canal y establecer los límites de su alcance. Esto implica identificar las áreas temáticas que se abordarán, como la contaminación cruzada, el incumplimiento de normativas, el fraude alimentario, el incumplimiento de las normas de higiene, o cualquier otra irregularidad relacionada con la seguridad alimentaria.
Establecer límites claros para el canal de denuncias ayudará a garantizar que las denuncias se enfoquen en aspectos relevantes y eviten confusiones o abusos del sistema.
2. Diseño del Canal de Denuncia
En primer lugar, se debe seleccionar un formato de denuncias adecuado al perfil de los empleados de la industria, para que sea accesible y fácil de usar para los denunciantes. Se puede diseñar un formulario online, un número de teléfono dedicado, un email específico, una app móvil, un buzón físico, etc.
Además, el proceso para poner la denuncias debe ser claro y sencillo, y establecer los pasos necesarios con los requisitos de información que se solicitarán a los denunciantes y los plazos de respuesta.
Un proceso bien definido deberá asegurar que las denuncias sean presentadas de manera efectiva, permitiendo una adecuada recopilación de información para su posterior evaluación y resolución.
3. Comunicación interna
Cuando el canal esté operativo, se debe desarrollar una política de comunicación efectiva para promover el Canal de Denuncias dentro de la organización. Esto implica difundir información clara sobre su existencia, objetivos y cómo utilizarlo.
Para ello, se pueden emplear diferentes medios de comunicación interna, como boletines, reuniones o carteles informativos, para asegurar que todos los miembros de la organización estén al tanto, y se fomente la confianza y la participación de los empleados, exponiendo claramente cómo se asegurará la confidencialidad del informante.
La comunicación interna fomentará la confianza y la participación activa de todos los miembros de la organización implicados en mantener la seguridad alimentaria.
4. Garantizar la Confidencialidad y Protección del Denunciante
El canal de denuncias solo será efectivo si se establecen mecanismos que protejan la identidad del denunciante y eviten represalias. Esto implica implementar medidas de seguridad adecuadas como el acceso restringido a la información recibida, la asignación de un equipo encargado de la gestión de las denuncias y la implementación de protocolos de confidencialidad y privacidad.
También deben comunicarse de manera clara las medidas tomadas para mantener dicha confidencialidad y protección, e informar sobre las acciones que se llevarán a cabo para investigar y resolver las denuncias.
La transparencia en el proceso genera confianza y asegura que los denunciantes comprendan que sus preocupaciones serán tratadas de manera adecuada y confidencial.
5. Proceso de Investigación y Resolución de denuncias
En primer lugar, se debe definir un equipo responsable de recibir y gestionar las denuncias. Este equipo debe estar formado en seguridad alimentaria y ética empresarial, y serán quienes se encargarán de evaluar cada denuncias de manera imparcial y objetiva. Es importante que el equipo cuente con la autoridad y los recursos necesarios para llevar a cabo las investigaciones de manera adecuada, sin interferencias de la dirección o los responsables de área.
Además, se debe desarrollar un procedimiento claro y documentado para investigar y resolver las denuncias. Este procedimiento debe incluir los pasos a seguir, desde la recepción de la denuncias hasta la finalización de la investigación y la toma de medidas correspondientes. Es esencial que el proceso sea transparente, justo y esté respaldado por evidencias sólidas (documentos, imágenes, …). Asimismo, se deben establecer protocolos de comunicación con los denunciantes, informándoles sobre el estado de la investigación y las acciones tomadas.
Se recomienda establecer plazos para la respuesta y resolución de cada denuncia. Estos plazos deben ser realistas y tener en cuenta la complejidad de cada caso.
Establecer tiempos límite fomenta una respuesta rápida y eficiente, generando confianza tanto en los denunciantes como en los actores involucrados en el proceso de investigación.
Canal de denuncias en normas IFS y BRC
La implementación de sistemas de denuncia de irregularidades forman parte también de los requisitos de las normas de seguridad alimentaria como medida para controlar el fraude alimentario y fomentar la Cultura de calidad y seguridad alimentaria en la empresa.
Canal de denuncias en BRC FOOD
En el caso de la norma BRCGS for Food Safety ED9 su obligatoriedad se incluye en el requisito 1.1.6: “La empresa deberá contar con un sistema de información confidencial, que permita al personal comunicar problemas relacionados con la seguridad, autenticidad, calidad y legalidad del producto.”
Canal de denuncias en IFS FOOD
En IFS Food versión 8 no se indica un requisito específico para ello, pero se suele aplicar y exigir en 2 cláusulas:
1.1.1* La dirección deberá desarrollar, implementar y mantener una política corporativa, que deberá incluir, como mínimo:
- seguridad alimentaria, calidad del producto, legalidad y autenticidad
- orientación al cliente
- cultura de seguridad alimentaria
- sostenibilidad
La política corporativa deberá ser comunicada a todos los empleados y se desglosara en objetivos especificos para los departamentos correspondientes.
Los objetivos sobre la cultura de seguridad alimentaria incluirán, como mínimo, la comunicación sobre las políticas de seguridad alimentaria y responsabilidades, formación, la retroalimentación de los empleados sobre cuestiones relacionadas con la seguridad alimentaria y la medición del rendimiento.
1.1.2 Toda la información pertinente relacionada con seguridad alimentaria, la calidad del producto, legalidad y la autenticidad deberá comunicarse de forma efectiva y a su debido tiempo al personal implicado.
En resumen, implementar un Canal de Denuncias en la industria alimentaria ofrece una serie de beneficios significativos. Proporciona un mecanismo confidencial y seguro para detectar y prevenir prácticas indebidas, garantizando la calidad y la inocuidad de los alimentos, así como el cumplimiento de las normativas establecidas. Además, fomenta una cultura de seguridad alimentaria, ética y responsabilidad, involucrando a todos los actores relevantes en la protección de la seguridad alimentaria.
La transparencia y la confidencialidad desempeñan un papel clave en la gestión efectiva del Canal de Denuncia. La confianza de los denunciantes se fortalece al saber que sus preocupaciones serán tratadas de manera justa y que se tomarán medidas adecuadas para abordar las denuncias. Es fundamental comunicar de manera clara las medidas tomadas para mantener la confidencialidad y protección del denunciante, generando así un entorno seguro y propicio para la denuncia de prácticas indebidas.
Espero que este artículo te sea útil para poner en marcha un Canal de Denuncias en tu industria alimentaria. Si necesitas más información o tienes alguna pregunta adicional, no dudes en contactarnos.
