Auditoría BRCGS Materiales de Envasado: cómo superarla y mantener el certificado (IV)

¿Cómo es un proceso de auditoría de BRCGS Packaging Materials? ¿Qué va a revisar el auditor en tu planta? ¿Cómo respondes una no conformidad sin improvisar? Esto y mucho más sobre el proceso de auditoría de la norma.

En los artículos anteriores te hemos guiado para construir el camino para que tu empresa consiga el certificado BRCGS Materiales de Envasado ed. 7 :

• En el Artículo 1 definimos el marco de la norma: alcance, enfoque de la edición 7 y la importancia de diseñar el sistema desde el riesgo.
• En el Artículo 2 aterrizamos los requisitos y el tipo de evidencias que se auditan.
• En el Artículo 3 los convertimos en un método de implantación por fases, con rutinas, registros útiles, simulacros y verificación interna.

Este Artículo 4 cierra la serie con lo que finalmente te exigen clientes y certificadora: superar la auditoría y, lo más importante, mantener el certificado en el tiempo con un sistema estable.

Aquí hablaremos de:

• Cómo se desarrolla la auditoría BRCGS Materiales de Envasado, de forma realista.
• Qué busca un auditor en una fábrica de envases para alimentación y/o sector cosmético y de higiene personal.
• Cómo se clasifican las no conformidades y cómo se responden con un enfoque sólido.
• Un kit de preparación del mes previo que reduce sorpresas.
• Cómo mantener la certificación año tras año con cultura de calidad y seguridad de producto, verificación y control de cambios.

Y una precisión, cuando nos referiremos a cultura de calidad y seguridad del producto, nos centramos en los comportamientos y decisiones diarias que aseguran que el material de envasado se fabrica conforme, seguro y legal, incluso bajo presión.

1) Fases de una auditoría BRCGS Materiales de Envasado

Una auditoría BRCGS no es una revisión exhaustiva de todo. Es un ejercicio de muestreo, diseñado para comprobar si tu sistema funciona como dices que funciona.

Aunque cada auditor tiene su estilo, la estructura suele ser estable:

a. Reunión de apertura

Objetivo: confirmar alcance, agenda, procesos, turnos, áreas y personal disponible.

Qué deberías tener claro desde el inicio:

• Alcance certificado y productos/familias a auditar.
• Procesos incluidos (y subcontratas relevantes, si las hay).
• Personas clave disponibles: producción, calidad, mantenimiento, compras, almacén.
• Reglas internas de acompañamiento (quién guía al auditor en planta, quién aporta evidencias).

Errores frecuentes en esta fase:

• No alinear el alcance real con lo que se hace (aparecen procesos “no declarados”).
• No tener a mano información clave (por ejemplo, mapa de procesos, listado de líneas, turnos).

b. Recorrido de planta (site tour)

En BRCGS Materiales de Envasado, el recorrido de planta suele ser determinante. El auditor observa lo que es difícil simular:

• Orden y limpieza.
• Flujo de producto y segregación (conforme, en espera, cuarentena, no conforme).
• Identificación por lote/pedido.
• Control de cuerpos extraños (cuando aplica).
• Estado de equipos, mantenimiento, protecciones.
• Gestión de residuos.
• Conductas del personal (uso de EPIs, prácticas básicas, disciplina de registros).

El site tour da al auditor una impresión inicial muy potente: si la planta está controlada, el auditor tiende a confiar más en la consistencia del sistema. Si encuentra desorden, producto sin estatus o registros improvisados, elevará el nivel de muestreo y profundizará.

c. Revisión del sistema (documental y entrevistas)

El auditor empieza a tirar del hilo:

• HARA y su conexión con controles.
• Gestión de cambios y revisiones del HARA.
• Homologación y seguimiento de proveedores.
• Control documental y control de versiones (especialmente si hay impresión).
• Gestión de no conformidades y acciones correctivas.
• Formación y competencia.
• Auditorías internas y revisión por dirección.
• Evidencias de cultura de calidad y seguridad del producto: plan, medición, participación y seguimiento.

Aquí es donde suele aparecer el error más habitual: documentación correcta, pero evidencias incompletas o inconsistentes en planta.

d. Trazabilidad en vivo

El auditor selecciona:

• un lote de producto terminado y pide trazabilidad hacia atrás (materias primas, proceso, subcontratas),
• y/o una materia prima y pide trazabilidad hacia delante (dónde se utilizó).

En envases para alimentación y sector cosmético y de cuidado personal, el auditor suele valorar especialmente:

• capacidad de vincular lotes críticos (por ejemplo, consumos relevantes),
• coherencia de cantidades,
• y rapidez en obtener evidencias.

e. Reunión de cierre

Se presentan hallazgos y conclusiones:

• no conformidades (si existen),
• observaciones o oportunidades de mejora,
• y el estado global frente a requisitos.

Una buena práctica: pedir al auditor claridad sobre qué evidencia se espera para cerrar cada hallazgo. No para discutir, sino para ejecutar con precisión.

2) Qué busca el auditor

Aunque el estándar es común, el muestreo se orienta por riesgo y por uso previsto. Por eso conviene entender cómo prioriza el auditor en cada contexto.

En envases para alimentación: foco típico del auditor

• Control de contaminación física (cuchillas, herramientas, material quebradizo cuando aplica).
• Control de contaminación química (químicos, lubricantes, tintas/adhesivos, limpieza).
• Segregación e identificación para evitar mezclas.
• Trazabilidad y capacidad de respuesta ante incidentes.
• Control de proveedores críticos y gestión de cambios.

En envases para sector cosmético: foco típico del auditor

• Control de versiones y arte final (si hay impresión o materiales impresos).
• Segregación por pedido/cliente y control de mezcla (producto en proceso y terminado).
• Disciplina de liberación: no liberar con dudas de identificación o trazabilidad.
• Control documental y evidencias consistentes (especialmente en trazabilidad y reconciliación cuando aplica).
• Gestión de cambios: cualquier cambio no evaluado suele considerarse un riesgo.

En ambos sectores, hay un hilo común: el auditor busca señales de cultura de calidad y seguridad del producto. No como discurso, sino como decisiones y rutinas: detener producto, segregar, registrar, investigar y prevenir recurrencias.

3) Auditoría interna como ensayo general

La preparación eficaz no consiste en “ordenar papeles”. Consiste en replicar el estilo de auditoría.

a. Preparación de evidencias por rutas de auditoría

En lugar de organizar por cláusulas, organiza por cómo audita un auditor:

• Ruta 1: Alcance, procesos y flujo.
• Ruta 2: HARA y controles.
• Ruta 3: Proveedores y cambios.
• Ruta 4: Producción, liberación y no conformes.
• Ruta 5: Trazabilidad, retirada e incidentes.
• Ruta 6: Gestión: auditorías internas, revisión por dirección, cultura de calidad y seguridad del producto.

Si el auditor pide evidencias, debes poder abrir una ruta y mostrar evidencias sin pérdidas de tiempo.

b. Entrenamiento de entrevistas: coherencia, no respuestas preparadas

Un auditor no busca frases correctas. Busca consistencia. Por eso, cada rol debe poder explicar, con naturalidad profesional:

• qué hace,
• qué riesgo controla,
• qué evidencia deja,
• y qué hace si detecta una desviación.

Ejemplos típicos de preguntas que aparecen:

• “¿Qué haces si el producto no tiene identificación?”
• “¿Cómo sabes que estás usando la última versión?”
• “¿Qué haces cuando un control en línea sale fuera de criterio?”
• “¿Qué cambio importante habéis hecho en los últimos meses y cómo lo evaluasteis?”

c. Revisar cambios recientes

Los cambios son un punto de muestreo habitual. Antes de auditoría, revisa:

• cambios de proveedores críticos,
• cambios de formulación/material,
• cambios de proceso y parámetros,
• cambios de especificación o requisitos de cliente.

Y asegúrate de tener:

• evaluación del impacto (HARA/legalidad/especificación),
• aprobación,
• y verificación posterior.

4) No conformidades: tipos, lógica de auditoría y cómo responder correctamente

La diferencia entre una empresa que sufre la auditoría y una que la gestiona bien suele estar en cómo responde a una no conformidad.

Una respuesta sólida ante una no conformidad tiene siempre cuatro partes:

1. Corrección inmediata (si procede).
2. Análisis de causa raíz.
3. Acción correctiva (para evitar recurrencia).
4. Evidencia y verificación de eficacia.

a. Qué suele generar no conformidades

En packaging para alimentación y sector cosmético, hay patrones repetidos:

• Evidencia insuficiente: se hace, pero no queda registro.
• Control documental débil: versiones obsoletas en planta.
• Segregación insuficiente: producto sin estatus o estatus ambiguo.
• Cambios no controlados: proveedor nuevo sin evaluación.
• Trazabilidad incompleta o no practicada.
• No conformidades sin causa raíz: acciones superficiales que se repiten.

b. Cómo hacer un análisis de causa raíz que realmente cierre

Evita respuestas genéricas (“falta de formación”, “error humano”). Son débiles.

Un método simple y aceptado:

• 5 porqués + verificación con evidencias.
• Clasificación de causa: proceso, método, personas, equipo, entorno, materiales.

Ejemplo (sector cosmético, control de versiones):

• Hallazgo: en planta hay copia obsoleta del arte final.
• Por qué 1: no se retiró la copia anterior.
• Por qué 2: no hay responsable definido de retirada por turno.
• Por qué 3: el control documental no contempla puntos de uso en planta.
• Por qué 4: el procedimiento se diseñó desde oficina sin mapear dónde se usan las copias.
• Causa raíz: control documental incompleto respecto a puntos de uso y responsabilidades.

Acción correctiva robusta:

• mapear puntos de uso,
• asignar responsables,
• implantar checklist de verificación semanal,
• sustituir copias por acceso controlado,
• verificar eficacia con auditoría interna de puesto.

c. Cómo redactar acciones y evidencias de cierre

Cada no conformidad debe cerrarse con evidencias claras:

• Qué se cambió (procedimiento, registro, control, formación).
• Desde cuándo aplica.
• En qué se demuestra (registros, fotos de segregación, listado de versiones, resultados de verificación).
• Cómo se comprobó la eficacia (auditoría interna específica, revisión de tendencias, repetición del simulacro).

Evita adjuntar documentación sin relación. El auditor no quiere volumen; quiere pertinencia.

5) Kit de preparación del mes previo

Este kit está pensado para el último mes antes de auditoría. No sustituye la implantación. La confirma.

Semana 4 antes de auditoría: orden y estado del producto

• Revisar segregación y estatus en toda la planta.
• Revisar identificación de producto en proceso y terminado.
• Revisar zonas de cuarentena y no conforme (físicas y documentales).
• Revisar rutas de flujo para evitar cruces innecesarios.

Semana 3: trazabilidad y retirada

• Realizar simulacro de trazabilidad con cronómetro.
• Asegurar vínculos documentales completos.
• Revisar conciliación de cantidades cuando aplique.
• Revisar plan de retirada y roles del equipo (quién llama a quién, qué evidencia se guarda).

Semana 2: auditoría interna final por muestreo

• Recorrido de planta como auditor.
• Muestreo de un producto/pedido completo (de recepción a expedición).
• Verificación de cambios recientes y su control.
• Revisión de no conformidades internas abiertas.

Semana 1: revisión por dirección y preparación de entrevista

• Revisión por dirección final: decisiones, recursos, cierre de acciones.
• Repaso de plan de cultura de calidad y seguridad del producto y evidencias.
• Preparación de mapa de evidencias y disponibilidad del equipo.

Este kit funciona porque se basa en muestreo real. No en “revisión documental por escritorio”.

6) Mantener la certificación

Una certificación sostenible requiere un sistema que no dependa de campañas. Los auditores detectan rápidamente si el sistema solo aparece antes de la auditoría.

a. Cultura de calidad y seguridad del producto: cómo se mantiene año tras año

La cultura se mantiene con tres palancas:

1. Liderazgo y coherencia

• • Cuando hay duda, se retiene producto.
  • Cuando hay desviación, se registra.
  • Cuando hay repetición, se investiga causa raíz.

2. Rutinas de verificación

• • Auditorías internas cortas (walkthrough) semanales o quincenales.
  • Verificación de registros críticos.
  • Revisión de segregación, identificación y orden.

3. Medición y revisión

• • Indicadores de desempeño (no conformidades, reclamaciones, incidencias de identificación, resultados de auditorías internas).
  • Revisión por dirección con decisiones y seguimiento.

b. Plan anual de auditorías internas (basado en riesgo)

Un plan eficaz no audita todo igual, prioriza:

• procesos con mayor riesgo (impresión, cambios de materiales, reprocesos, subcontratas),
• puntos donde históricamente hubo no conformidades,
• puntos sensibles por cliente (por ejemplo, versiones en cosmética, segregación y trazabilidad).

Y debe incluir verificación de eficacia: no basta con abrir acciones, hay que comprobar que funcionan.

c. Gestión de cambios permanente

El control de cambios no puede ser un documento. Debe ser un hábito que cumpla unas reglas mínimas:

• Ningún cambio de proveedor/material crítico sin evaluación.
• Ningún cambio de proceso sin verificación inicial documentada.
• Revisión del HARA cuando el cambio impacta en peligros/controles.
• Comunicación interna y formación cuando cambia el modo de trabajo.

d. Trazabilidad y simulacros como entrenamiento

La trazabilidad se pierde cuando no se practica.

Nuestra recomendación es que te entrenes con:

• simulacro de trazabilidad programado, al menos anual, pero idealmente semestral en plantas con alta variabilidad,
• simulacro de retirada cuando aplique,
• revisión de tiempos y de enlaces documentales,
• cierre de brechas con acciones correctivas.

e. Mantenerse al día: actualizaciones e interpretaciones oficiales

BRCGS publica recursos y aclaraciones (incluidos position statements) que pueden afectar a la interpretación de la norma y al proceso de auditoría. Mantener un sistema de vigilancia y revisión evita sorpresas.

Práctica recomendada:

• asignar un responsable de seguimiento,
• revisar periódicamente comunicaciones oficiales,
• evaluar impacto en el sistema,
• documentar si aplica y qué se ha cambiado.

7) Errores que comprometen la renovación de la certificación (y cómo evitarlos)

1. Vivir en modo auditoría. 
   Se trabaja bien solo dos meses al año. Se nota en los registros y en la disciplina de trabajo.
2. No cerrar acciones correctivas con verificación
   Se cierra en papel, pero el problema regresa.
3. Dejar que el control documental se degrade
   Aparecen versiones obsoletas, copias sin control, instrucciones no actualizadas.
4. Cambios acumulados sin revisión del HARA
   Cambios pequeños repetidos generan un cambio grande de riesgo.
5. Simulacros sin aprendizaje
   Se hacen por obligación, sin analizar fallos ni mejorar.

La prevención es siempre la misma: rutinas, verificación, liderazgo y cultura de calidad y seguridad del producto.

 

Superar una auditoría BRCGS Materiales de Envasado no depende de saber responder preguntas del auditor. Depende de tener un sistema coherente, implantado y verificable, que demuestre control de riesgos, legalidad y calidad de forma consistente.

Si necesitas apoyo para preparar la auditoría o para consolidar el mantenimiento del certificado, en CONSAEM podemos acompañarte con experiencia práctica en BRCGS Materiales de Envasado, desde la implantación hasta la auditoría interna previa y la preparación de auditoría de certificación:

• revisión del estado real de planta (muestreo tipo auditor),
• verificación de evidencias y trazabilidad,
• apoyo en análisis de causa raíz y cierre eficaz de no conformidades,
• y planificación anual de auditorías internas, cambios y cultura de calidad y seguridad del producto.

Contacta con CONSAEM, y te ayudaremos en todo el proceso.